Web-to-print: 11 succesfactoren voor een goede implementatie

Haal maximale waarde uit je webshop

Verdere digitalisering is voor veel organisaties in de druk- en printbranche nog steeds een belangrijk thema. Voor de interne processen, maar zeker ook in de interactie met klanten. Meer en meer bedrijven maken het opmaken, controleren, bestellen en afrekenen van drukwerk via een webinterface (of webshop) voor steeds meer producten mogelijk. Van simpel huisstijl drukwerk tot complexere (on-demand) producten als brochures, kleding, boeken, verpakkingen etc. Waarbij orders automatisch worden omgezet naar een fysiek of digitaal eindproduct. We gebruiken hiervoor de overkoepelende term web-to-print, of alternatieve termen als web2print, remote publishing, print factory of web based publishing. Bij het goed implementeren van web-to-print in je bedrijf komt meer kijken dan alleen het ‘aanzetten’ van webshop software. Onder het motto ‘als je het doet, doe je het goed’, beschrijven we hier 11 succesfactoren om rekening mee te houden als je web-to-print wilt gaan toepassen of je bestaande implementatie wilt verbeteren.

1. Kijk altijd naar de gehele keten

Van order tot factuur, hoe meer processtappen van deze keten je kunt digitaliseren, hoe efficiënter je werkt en hoe meer tijd je kunt besteden aan de dingen waar het echt om gaat (lees hier meer over in dit artikel). Maar als één schakel in de keten niet (goed) geautomatiseerd is, heeft dat direct een flinke impact op de effectiviteit van je bedrijf. Als je klanten drukwerk online kunnen bestellen en die orders automatisch verwerkt worden, maar je de factuurinformatie nog steeds moet overzetten of de omzet niet automatisch in je boekhouding terecht komt, verlies je weer een groot deel van de gewonnen efficiëntie. Zie web-to-print dus niet als een op zichzelf staande oplossing, maar als een schakel in een keten die je uiteindelijk als geheel wil digitaliseren. Misschien ligt je grootste winst op dit moment wel niet in de interactie met klanten, maar in een andere stap van de keten. Focus je op waar nu het meest te halen valt.

2. Integratie is de sleutel

Een keten automatiseren kan natuurlijk alleen als de schakels in die keten optimaal met elkaar communiceren. Integratie tussen de verschillende stappen in het proces van order tot factuur is dan ook de belangrijkste sleutel in een optimale web-to-print implementatie. Denk bijvoorbeeld aan:
1. Automatisch aanmaken van een productieorder
2. Automatisch genereren van de journaalposten
3. Automatisch aanmaken van de calculatie
4. Automatisch klaarzetten van planningsregels
5. Informatie aan de klant sturen, bijvoorbeeld over de status van een order of track & trace informatie

Als essentiële informatie voor jouw processen niet of niet correct wordt doorgegeven, heb je aan een weborder (met vaak een relatief lage omzet) alsnog veel werk met hoge kosten en grotere kans op fouten als gevolg. Neem dus de integratie tussen alle schakels in de keten van order tot factuur onder de loep bij je implementatie!

3. Koppel met je bedrijfssoftware

Veel grafische bedrijven werken met meerdere softwareoplossingen, of hebben bepaalde onderdelen van hun bedrijfsproces nog niet geautomatiseerd. Het mag duidelijk zijn dat het bij de implementatie van web2print een voordeel is als je een ERP-oplossing gebruikt waar veel onderdelen van de keten sowieso al geïntegreerd zijn, waardoor het aantal te realiseren systeemintegraties tot een minimum beperkt blijft. Voorop staat dat de belangrijkste integratie vanuit de webshop die met de bedrijfssoftware is. Dus de software waar orders vastgelegd en afgehandeld worden. Soms leeft de gedachte dat de afhandeling ook gedaan kan worden door de (op zichzelf staande) webshop-software, maar daarbij loop je al heel snel tegen allerlei beperkingen aan. ERP oplossingen bevatten vaak standaard al functionaliteit voor machinekoppelingen, voorraadinformatie, facturatie en financiële afhandeling. Daarmee koppelen houdt de webshop eenvoudiger en voorkomt dat functionaliteit op meerdere plekken aanwezig is. Bovendien heb je al een bestaande stroom order in je bedrijfssoftware en als daar een tweede stroom naast komt, mis je die in de planning, heb je geen inzicht in de hoeveelheid materiaal die in totaal ingekocht moet worden, kun je het totaal aan orders niet goed zichtbaar krijgen op de shopfloor en mis je een deel van de omzet in de bedrijfssoftware.

4. Vergeet de boekhouding niet

Eén schakel in de keten blijft helaas vaak onderbelicht en is soms ook een ‘eiland’ in de organisatie: de financiële afhandeling van orders. Terwijl hier juist veel efficiëntie te behalen is. Het is wel zo fijn als de omzet van web-to-print orders ook snel, betrouwbaar en veilig in de boekhouding terecht komt. En dat de journaalposten met betrekking tot bijvoorbeeld gebruik van materialen, resultaat per klant of waarde van de voorraad compleet zijn en niet later handmatig toegevoegd moeten worden. Als de integratie met de boekhouding niet (volledig) aanwezig is, mis je bovendien gegevens over de voor- en nacalculatie waardoor het resultaat per order veel lastiger te analyseren is. Ook andere belangrijke analyses, bijvoorbeeld in welke markten of productgroepen je het goed doet, zijn veel moeilijker te maken.

5. Laat informatie twee kanten op stromen

Bij een koppeling met de bedrijfssoftware wordt vaak gedacht aan het doorgeven van informatie voor de productie. Maar de informatiestroom de andere kant op is minstens zo belangrijk! Daarmee kan namelijk informatie uit de ERP-software over bijvoorbeeld planning, productiestatus en facturatie getoond worden in de webshop aan de opdrachtgever. Op die manier kun je klanten nagenoeg real-time op de hoogte houden van alle aspecten van hun orders. Dat levert tijdsbesparing op, maar bovendien blije klanten.

6. API-kennis is onmisbaar

Systemen die met elkaar praten, doen dat in een eigen taal via een application programming interface (API) of via web services op basis van XML of JSON. Om koppelingen tussen verschillende softwareoplossingen te realiseren, moet je die taal spreken. En je moet weten wat de mogelijkheden en beperkingen van zo’n API of webservice zijn. ERP systemen bieden vaak standaard al een groot aantal API’s aan en ook de mogelijkheid om op maat API’s toe te voegen. Daarmee kunnen snel koppelingen gemaakt worden tussen verzendende en ontvangende systemen. Zowel voor het lezen, aanmaken en wijzigen van gegevens als voor het verwijderen van informatie (kortweg CRUD genoemd) over en weer. Er zijn vaak beperkingen met het aantal transacties dat per tijdseenheid maximaal uitgevoerd kunnen worden en daarmee moet je in het ontwerp per case rekening houden. Het is essentieel dat de koppelingen perfect werken zodat systemen optimaal met elkaar communiceren (snel, betrouwbaar, veilig en controleerbaar). Laat dit soort API’s (of web services) dus alleen implementeren door experts die dat vaker hebben gedaan. Er is hier geen ruimte voor experimenten.

7. Zorg voor één versie van de waarheid

Naast informatie gerelateerd aan orders, bevatten je systemen allerlei ‘masterdata’ over je producten en diensten. Productspecificaties, materiaalinformatie, prijslijsten, rekenmodellen, staffels etc. Met een nieuw verkoopkanaal erbij, de webshop, wordt het nog belangrijker om al die masterdata op één plek te onderhouden. En te zorgen dat de actuele data op alle schakels in de keten beschikbaar is en gebruikt kan worden. Van de bestelling in de webshop tot de uiteindelijke facturatie. Een aangepaste prijslijst, een nieuw product, een verandering in BTW-percentage… die wil je op één plek doorvoeren en erop kunnen vertrouwen dat ieder proces er meteen gebruik van maakt. Als je een order calculeert via de website of via de bedrijfssoftware wil je wel dat daar in beide gevallen dezelfde prijs uitkomt! Door slim gebruik te maken van API’s of web services kun je zorgen dat gegevens over klanten, producten en prijzen overal periodiek bijgewerkt worden vanaf één centraal opslagpunt.

8. Waak over de privacy van je klanten

Web2print zorgt er ook voor dat informatie van en over klanten op nog meer plekken geregistreerd wordt. Met de steeds strenger wordende wetgeving rondom privacy wordt het dus nog belangrijker aandacht te besteden aan de AVG. Niet na de implementatie, maar al voordat je begint: privacy by design. Hoe ga je zorgen dat persoonlijke informatie ‘gepseudonimiseerd’ wordt opgeslagen? Hoe zorg je dat niet iedereen in je bedrijf zomaar toegang tot vertrouwelijke informatie heeft? En hoe geef je klanten de mogelijkheid hun ‘recht om vergeten te worden’ uit te oefenen? Dat lukt alleen als je hier vooraf functionaliteit voor bedacht hebt en zorgt dat data zo min mogelijk gedupliceerd wordt over schakels in de keten heen. Dat is niet eenvoudig en vraagt vaak om maatwerk, maar de wet verplicht je om dit wel voor elkaar te hebben. Veel systemen beschikken over functionaliteit voor rollen en rechten, maar veel bedrijven vinden die complex waardoor de inrichting uitgesteld wordt. Ook hier geldt: zoek specialistische hulp en doe het in één keer goed.

9. Hanteer een realistische planning

Het mag duidelijk zijn dat er bij een web-to-print implementatie meer komt kijken dan het ‘aanzetten’ van een webshop. Je bouwt verder aan je digitalisering terwijl de winkel ondertussen wel open moet blijven. Doe dit er dus niet bij, maar pak het aan als een project met een goede fasering en realistische oplevermomenten. En ga pas live als alles goed getest is en geaccepteerd door alle gebruikers en systemen. Dat betekent dat je dus ook goed ingerichte ontwikkel, test en acceptatie omgevingen nodig hebt waar je met echte data al je koppelingen kun testen. De grote cloud platformen bieden hier standaardmogelijkheden voor. Zo krijg je bij het Azure cloud platform van Microsoft standaard een productieomgeving en drie ‘sandbox’ omgevingen. Binnen enkele minuten kun je een kopie maken van je productieomgeving naar een sandbox zodat je altijd ontwikkelt met up-to-date gegevens. En medewerkers, klanten en partners kunnen zo goed en veilig nieuwe functionaliteit testen.

10. Houd je software up to date

Om te zorgen dat je webshop én de afhandeling van weborders goed, veilig en betrouwbaar blijft werken, is het essentieel om van de betrokken applicaties – en natuurlijk de gebruikte API’s – altijd de laatste versie te hebben draaien. Nieuwe functionaliteit – maar bijvoorbeeld ook nieuwe wet- en regelgeving – is niet altijd goed te implementeren in oudere versies. Iets waar je je met cloud oplossingen in ieder geval geen zorgen over hoeft te maken. Nu zal je web2print oplossing waarschijnlijk wel een cloud platform zijn, maar andere betrokken applicaties mogelijk nog niet. Misschien is de implementatie van web-to-print dan ook wel een mooi moment om meer van je applicaties te migreren naar de cloud!

11. Mensen bepalen het succes, ook hier

Zoals ieder IT-project heeft een web-2-print grote impact op het werk van mensen (lees hier meer over in dit artikel). Er is minder direct contact met klanten, bepaalde orders hoeven niet meer handmatig verwerkt te worden, de planning verloopt automatisch etc. En er komt nieuw werk op medewerkers af voor het onderhouden van de inhoud van de webshop. Repeterend werk valt weg en er is meer ruimte om een beroep te doen op de vakkennis van mensen. Benader een web2print implementatie dan ook als een verandertraject voor de betrokken medewerkers en acteer daarop vanaf het begin. Neem mensen mee in de besluitvorming, beschrijf de nieuwe rollen en werkzaamheden, leid mensen op waar nodig en betrek ze intensief bij de ingebruikname van de webshop.

Maximale waarde uit web-to-print

Web-to-print implementeren kan je grafisch bedrijf veel opleveren. Meer omzet, kostenbesparing, efficiëntie, klanttevredenheid en leuker werk voor medewerkers. Maar alleen als je het goed doet en verder kijkt dan ‘alleen de webshop’. Bij het omzetten van een order naar een fysiek product en de bijbehorende factuur en financiële afhandeling komen heel wat processtappen kijken. Door iedere schakel in die keten onder de loep te nemen en te digitaliseren, haal je maximale waarde uit web-to-print!

Gratis e-book “IT als motor van je grafisch bedrijf”

Het e-book “IT als motor van je grafisch bedrijf” helpt je om een duidelijk beeld te krijgen van de toegevoegde waarde van automatisering voor je grafisch bedrijf. Zo weet je precies hoe je bedrijfsprocessen kunt verbeteren. Van je webshop tot de planning, shopfloor, inkoop, sales, facturatie en expeditie. En daarmee kun je een beter afgewogen beslissing nemen hoe automatisering voor jouw organisatie gaat werken.