Voorbereidingen op procesintegratie
Kiezen voor het juiste MIS of ERP
De rol van informatie in het bedrijf wordt steeds belangrijker. Als een spin in het web controleren het Management Informatie Systeem (en ERP) de planning, productie en managementinformatie. Met zoveel taken voor een systeem springen niet alleen de mogelijkheden in het oog, maar ook de beperkingen ervan. Waar moeten we eigenlijk op letten als we een nieuw MIS/ERP willen aanschaffen?
MIS is geen sexy onderwerp. Nadenken over nieuwe machines, gebouwen of medewerkers lijkt veel interessanter en is veel leuker. Maar pas op, een verkeerd gekozen MIS kan uw productieplannen behoorlijk in de weg zitten en u op kosten jagen. Tegelijkertijd kan het juiste systeem, mits goed ingezet, bepalend zijn voor een succesvolle toekomst van uw bedrijf.
Bij elkaar opgeteld bieden de functionaliteiten van MIS en ERP mogelijkheden om een bedrijf efficiënter, winstgevender en flexibeler te maken – en dat beperkt zich niet tot het bedrijfskantoor. Menig ondernemer ontdekte na de aanschaf en implementatie van een MIS dat er al jaren verlies werd gemaakt op specifieke opdrachten of markten. Tegelijkertijd zijn er bedrijven die na de overstap naar een ander MIS in chaos vervielen, omdat het gebruikers niet lukte om de juiste informatie uit het systeem te halen. Een verkeerde keuze voor een drukpers is een tegenvaller, een verkeerd gekozen MIS is een ramp.
De aanbieders van Management Informatie Systemen claimen allemaal het beste systeem te hebben, maar de verschillen zijn vaak groter dan de overeenkomsten en de prijskaartjes zijn fors. Het is daarom belangrijk om de reclameteksten van de leveranciers door te prikken en flink te studeren op het aanbod. We zetten een paar belangrijke, maar vaak vergeten criteria op een rij.
MIS versus ERP
Eerst nog even de olifant in de kamer: wat is eigenlijk het verschil tussen een Managent Informatie Systeem (MIS) en Enterprise Resource Planning (ERP)? De termen worden naar hartelust door elkaar gebruikt – ook door leveranciers – en zelden gedefinieerd of toegelicht. Zeer kort gezegd: MIS beheert de bedrijfsinformatie en rapporteert. ERP is een verlengstuk of onderdeel van het MIS en regelt planning en data analyse. In dit artikel beperken we ons even tot de term MIS.
Updates & upgrades
Op het moment dat u software aanschaft, denkt u vermoedelijk nog niet aan updates en upgrades. Als het goed is, geeft de leverancier hierover informatie. Waar meestal niets over wordt verteld, is de aanpassing aan een nieuwe versie van het besturingsysteem. De meeste systemen draaien in een MS Windows-omgeving. Als er een geheel nieuwe upgrade van Windows wordt gelanceerd, luidt het advies altijd om deze zo snel mogelijk te installeren, om uw systeem te beschermen tegen computervirussen, spyware en andere negatieve invloeden van buitenaf. Na verloop van tijd wordt het oudere platform niet meer ondersteund, waardoor de risico’s nog groter worden. In een tijd waarin uw systeem gegevens bevat van klanten, resultaten en toegang tot de productie, is veiligheid belangrijker dan ooit.
Een Windows-update of -upgrade op zich kan al een hele operatie zijn, maar het wordt nog lastiger als uw MIS niet klaar is voor het vernieuwde besturingssysteem. Wat te doen als uw MIS-ontwikkelaar lang de tijd neemt om met een update voor uw MIS te komen die de nieuwste versie van Windows ondersteunt? Vraag daarom vooraf aan de leverancier garanties over de periode die nodig is om aan te sluiten bij nieuwe versies van het besturingssysteem.
Over MS Windows gesproken: er staat een enorme verandering op stapel voor de gebruikers. Achter de schermen wordt gewerkt aan een compleet nieuw systeem: CoreOS. Er zijn veel redenen voor deze strategie van Microsoft; zo is het bijvoorbeeld hard nodig om afscheid te kunnen nemen van alle geprogrammeerde rommel die het besturingssysteem door de jaren heen vervuilde. Voor u is het belangrijk dat uw softwareleveranciers een plan hebben voor de toekomst. Probeer te achterhalen hoe ze tot nu toe omgingen met dit soort veranderingen en wat hun verwachtingen zijn.
Weg met de papierwinkel
Een van de eerste voordelen van procesintegratie met een MIS is het verkleinen van de papierwinkel in het bedrijf. Waar informatie voorheen vele malen werd overgetypt of -geschreven, met de nodige fouten tot gevolg, wordt orderinformatie in een goed functionerend MIS slechts één keer ingevoerd en is hij overal waar nodig direct beschikbaar. Soms is de informatie rechtstreeks afkomstig van de klant en hoeft hij helemaal niet meer te worden ingevoerd. Dit reduceert het aantal fouten enorm.
Er is uiteraard nog veel meer aan de hand. Met de opkomst van Industrie 4.0 en Internet of Things worden informatiestromen in het bedrijf verveelvoudigd. Bovendien willen bedrijven met meerdere vestigingen beschikken over een totaaloverzicht, bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in beschikbare capaciteit en behaalde resultaten. Er zijn talloze zaken om rekening mee te houden bij de aanschaf van een MIS – veel meer dan we in dit artikel kunnen behandelen. Het is bovendien lastig te voorspellen welke functionaliteiten over vijf jaar nodig zijn. We beperken ons hier daarom tot een paar zaken waar u misschien minder snel aan denkt, maar waarvan het zeker de moeite waard is om een duidelijk antwoord over te krijgen van uw leverancier.
Draagvlak
De implementatie van een nieuw MIS kan enorme invloed hebben op het humeur van de medewerkers. Mogelijk dwingt het systeem een manier van werken af die niet past bij de huidige bedrijfscultuur. Als het draagvlak onder het personeel ontbreekt, ontstaat er weerstand en worden allerlei functies niet gebruikt. Er zijn voorbeelden bekend van bedrijven waarbij de medewerkers op het kantoor hun eigen systeem in Excel naast het MIS ontwikkelden, zodat ze er zo min mogelijk mee aan de slag hoefden. Ook vele malen gespot: een planbord vol kaartjes aan de muur in een bedrijf dat volop had geïnvesteerd in de dure elektronische variant.
Het spreekt voor zich dat procesintegratie en automatische informatie-uitwisseling op die manier moeilijk van de grond komen. Het is daarom belangrijk om de medewerkers te betrekken bij uw keuze en duidelijk te maken waar het systeem volgens u aan moet voldoen. Als het systeem eenmaal is aangeschaft zijn goede instructies vanaf de start een voorwaarde voor succes. Hier ligt ook een taak voor de leverancier. Hij moet ervoor zorgen dat de implementatie probleemloos verloopt en dat de medewerkers niet vol onbegrip naar hun scherm staren.
Gebruikersgemak
Het draagvlak om een systeem te gebruiken wordt een stuk groter als de gebruikersomgeving niet onnodig ingewikkeld is. Er bestaan systemen waarbij u met één muisklik de juiste informatie tevoorschijn tovert, terwijl u bij andere systemen eindeloos door schermen moet scrollen voor hetzelfde resultaat.
Dat een systeem gebruiksvriendelijk is, wil nog niet zeggen dat het ook een eenvoudig systeem is. De complexiteit van MIS-systemen is nu eenmaal inherent aan de veelzijdigheid ervan. Juist daarom is het belangrijk dat er goed is nagedacht over hoe de gebruiker ermee omgaat.
Gebruikerswensen
Nog iets over updates en upgrades: hoe gaan de ontwikkelaars om met wensen van de gebruikers? Grote kans dat u na verloop van tijd ontdekt dat het MIS met een paar kleine aanpassingen en/of toevoegingen veel waardevoller wordt voor uw bedrijf. Het is fijn als u hierover met de leverancier in gesprek kunt gaan. Sommige software-ontwikkelaars hanteren een wensenlijst met puntensysteem voor hun klanten. Het verzoek dat de meeste punten krijgt, wordt als eerste gehonoreerd. Andere leveranciers houden hun klanten meer op afstand en laten zich volledig leiden door ontwikkelingen in de markt en de sector.
Een wens waar ontwikkelaars sowieso rekening mee moeten houden, is de mogelijkheid om informatie uit te wisselen met andere software en machines. In de grafische industrie lopen we op dit gebied voor dankzij de JDF-standaard. Wat niet iedereen weet, is dat CIP4, de organisatie achter JDF, vier jaar geleden xJDF lanceerde. Dit is een vereenvoudigde versie van JDF die het voor producenten eenvoudiger maakt om aan te sluiten bij de standaard. Waar JDF er naar streefde om alle productie-onderdelen met elkaar te laten communiceren, legt xJDF alleen een een-op-een-relatie tussen MIS en productie. De oorspronkelijke, zeer uitgebreide functionaliteit van JDF was in de praktijk niet nodig en was voor ontwikkelaars moeilijk te hanteren. xJDF zorgt dus in potentie voor een versnelling in de ontwikkeling.
Als koppelingen in eerste instantie niet mogelijk zijn, kan er natuurlijk altijd een ICT’er aan het werk gezet worden om de koppeling alsnog tot stand te brengen. Helaas lopen de kosten dan al snel op. Dus hoe eenvoudiger de koppeling, hoe goedkoper het implementatietraject.
Mobiele ondersteuning
Nu iedereen over een smartphone beschikt, is het niet meer nodig om de hele dag achter het bureau aan het beeldscherm gekluisterd te zijn. We zijn eraan gewend geraakt om push-berichten te ontvangen en om, waar we ons ook bevinden, toegang te hebben tot informatie. Van het MIS mogen we nu hetzelfde verwachten.
Vertegenwoordigers, operators en directie moeten altijd direct toegang hebben tot relevante gegevens, en zij willen actief op de hoogte gehouden worden van de voortgang en eventuele calamiteiten. Het lijkt overdreven, maar uw klanten hebben er steeds minder zin in om u te moeten bellen voor informatie. De grafische branche kent steeds minder geduld en een goed MIS kan u veel tijd besparen.