Marge, marge en nog eens marge
De ultieme KPI voor grafische bedrijven
Het klinkt logisch: in een markt waarin de winstgevendheid al jaren onder druk staat, zal ‘sturen op marge’ wel in het DNA van ieder bedrijf verankerd zijn. Niets is echter minder waar. Niet in het minst omdat ‘marge’ een veelkoppig monster is met vele verschijningsvormen en een kleine inefficiëntie in een proces grote gevolgen kan hebben voor de marge over de volledige order-tot-factuur keten. Echt goed en gedetailleerd inzicht krijgen in al je margecijfers is dan ook een behoorlijke opgave. En zonder goed inzicht tast je in het duister welke maatregelen je moet nemen om de marge te verbeteren. In dit artikel leggen we je daarom graag uit welke stappen je kunt zetten om marge meetbaar te maken en grip op je winstgevendheid te krijgen.
De verschijningsvormen van marge
Marge als ‘macrocijfer’ is uiteraard één van de belangrijkste indicatoren hoe succesvol je bedrijf is, maar geeft nauwelijks waarde om op te sturen. De kunst is om marge te benaderen als een multidimensionale KPI die op allerlei plekken in je bedrijf beïnvloed wordt, van de verkoopafdeling tot de shop floor en van de logistieke afhandeling tot de facturatie. Feitelijk kun je de ‘macromarge’ alleen beïnvloeden als je grip hebt op de marge op alle relevante niveaus binnen je organisatie. We zetten de meest voorkomende voor je op een rij:
1. Marge per order
De marge per order geeft direct inzicht in de winstgevendheid van specifieke opdrachten. Hier zie je direct dat een order niet binnen de margedoelen valt, bijvoorbeeld door onjuiste voorcalculaties of onverwachte productiekosten.
Als de marge op orders te laag is, kun je onmiddellijk prijsstellingen herzien, processen optimaliseren of bepaalde kosten elimineren. Misschien is het nodig om met je verkoopteam te overleggen over de tarieven, of om productieschema’s te optimaliseren om kosten te besparen. Door de marge per order te monitoren, kun je veel sneller bijsturen en daarmee verlies van marge voorkomen.
2. Marge per product
Door marge per product(groep) te meten, krijg je inzicht in welke producten goed presteren en welke verlieslatend zijn. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met de productie- of inkoopkosten die hoger liggen dan verwacht. Als een productgroep lagere marges oplevert, kun je actie ondernemen door de productie-efficiëntie te verbeteren, of te onderhandelen over goedkopere inkoopprijzen. Soms kan het nodig zijn om producten uit het assortiment te halen die structureel te weinig marge opleveren, of de prijsstrategie voor deze producten aan te passen.
3. Marge per klant
Het inzichtelijk maken van de marge per klant helpt je te begrijpen welke klanten daadwerkelijk winstgevend zijn, en welke meer kosten met zich meebrengen dan ze opleveren. Dit kan bijvoorbeeld komen door onregelmatige bestellingen, hoge servicekosten, of inefficiëntie in de samenwerking. Als blijkt dat bepaalde klanten niet voldoende marge opleveren, kun je onderhandelen over betere prijsafspraken of zelfs besluiten de samenwerking te beëindigen. Aan de andere kant kun je investeren in klanten die wel veel marge opleveren, door extra waarde toe te voegen of ze exclusieve aanbiedingen te doen.
4. Marge per regio of klantgroep
Bij marge-analyse per klantgroep of regio kun je zien waar je de meeste winst maakt. Misschien blijkt uit de cijfers dat bepaalde regio’s of klantgroepen structureel betere marges opleveren, bijvoorbeeld door een betere prijsstelling of lagere operationele kosten. Als bepaalde regio’s beter presteren, kun je marketinginspanningen richten op deze gebieden, of je logistieke processen optimaliseren om de kosten in minder rendabele regio’s te verlagen. Daarnaast kun je als bedrijf beslissen om regionale prijsstrategieën te herzien op basis van de marge-inzichten.
Kortom: marge heeft vele verschijningsvormen en juist het analyseren van margecijfers op detailniveau helpt je om de verbeteringen door te voeren die nodig zijn.
Van constateren naar beïnvloeden
Sturen op marge betekent dus niet alleen constateren wat de marge is geweest van een order, klant of product, maar vooral het verklaren van die cijfers en proactief de juiste maatregelen nemen om de toekomstige winstgevendheid te beïnvloeden. In plaats van alleen te kijken waarom een order of klant niet de gewenste marge oplevert, kun je stappen ondernemen om te zorgen dat volgende orders wel de juiste marge behalen.
Dit begint al aan de voorkant door je voorcalculatie niet alleen te baseren op inkoopprijzen en productie-uren, maar ook alle indirecte kosten, zoals transport, opslag en klant-gerelateerde kortingen mee te nemen. Dit stelt je in staat om tijdens de offertefase al de nodige correctieve maatregelen te nemen. Je kunt bijvoorbeeld prijzen aanpassen, productieoptimalisatie doorvoeren of betere inkoopvoorwaarden onderhandelen.
Met real-time informatie kun je vervolgens ook tijdens de productie nog effectief bijsturen op marge. Zo krijg je de mogelijkheid om direct in te grijpen als de werkelijke kosten of productieomstandigheden afwijken van je gedetailleerde voorcalculatie.
Als je nog een stap verder gaat, analyseer je trends in historische data – zoals het effect van klantgedrag, productiecycli of inkoopprijsfluctuaties – om marges te voorspellen en proactief in te spelen op verwachte kosten- en prijsveranderingen. Door voorspellende modellen in te zetten, kun je risico’s minimaliseren en je marge bij voorbaat voor komende seizoenen of projecten beïnvloeden.
Op weg naar een marge-gedreven organisatie
Leuk, maar hoe pak ik dat dan aan, zul je waarschijnlijk denken. Het inzichtelijk maken van marge op alle niveaus is namelijk geen eenvoudige opgave. Het vereist gedetailleerde en goed gekoppelde gegevens, waarbij systemen naadloos samenwerken en processen zorgvuldig worden ingericht. In de volgende stappen leggen we uit wat de belangrijkste voorwaarden zijn voor een marge-gedreven organisatie.
1. Duidelijke budgetten
Stel allereerst duidelijke budgetten voor je marges. Wat is je doelstelling qua marge en hoe verschilt die per product, klant, project, regio etc.? Zonder duidelijke targets is het immers moeilijk sturen. Deze budgetten baseer je uiteraard op informatie uit het verleden (hoe heb ik het gedaan) en ambitie (hoe wil ik het gaan doen).
2. Voor- en nacalculatie goed ingericht
Zorg ervoor dat je voor elke order of elk project een gedetailleerde voorcalculatie maakt. Dit is de basis voor het vaststellen van de verwachte kosten en opbrengsten. Door de juiste kostenfactoren in de voorcalculatie op te nemen, kun je de marge nauwkeuriger inschatten. Een nauwkeurige nacalculatie helpt je later de werkelijke kosten te vergelijken met de vooraf geschatte kosten.
3. Urenregistratie op orders
Het nauwkeurig registreren van gewerkte uren op orders is essentieel voor een goede marge-analyse. Dit stelt je in staat om te zien of de werkelijke kosten overeenkomen met de geplande uren en wat dit betekent voor de marge. In de nacalculatie kun je deze uren vergelijken met de voorcalculatie om afwijkingen te ontdekken en bij te sturen.
4. Inkoop gekoppeld aan verkoop
Zorg ervoor dat de inkoopkosten (extern of uit voorraad) direct gekoppeld worden aan verkooporders. Ideaal is als inkooporders (en productieorders) automatisch worden aangemaakt vanuit de verkooporders. Dit maakt het mogelijk om de werkelijke inkoopkosten van een product of project te vergelijken met de verwachte kosten in de voorcalculatie, zodat je tijdig kunt bijsturen als dat nodig is.
5. Compleet beeld van de kosten
Neem alle relevante kosten – van materiaalkosten tot indirecte kosten zoals overhead – in de voorcalculatie en de nacalculatie mee. Dit zorgt voor een realistischere margeberekening en helpt bij het identificeren van kostenposten die de marge sterk beïnvloeden. Een gedetailleerde nacalculatie biedt je het volledige kostenoverzicht om beslissingen te nemen over mogelijke verbeteringen.
6. Real-time rapportages
Overzichtelijke rapportages zijn essentieel voor het effectief sturen op marge. Dit stelt je niet alleen in staat om afwijkingen na afloop van een project te identificeren, maar ook om tijdens het productieproces bij te sturen als je merkt dat een order niet het verwachte rendement oplevert. Je rapportagesysteem moet eenvoudig in staat zijn om actuele gegevens van inkoop, urenregistratie, kosten en opbrengsten te integreren en deze in real-time inzichtelijk te maken.
Transparantie, automatisering en real-time inzicht
Het zal je niet verbazen dat je marge-gedreven werken hoge eisen aan je IT-systemen stelt. Onze ervaring is dat bedrijven toch vaak worstelen met sturen op marges omdat systemen en processen niet goed op elkaar aansluiten. Voorcalculaties worden los van de daadwerkelijke uitvoering gemaakt, urenregistraties zijn niet direct aan orders gekoppeld en inkoop is nog steeds een op zichzelf staande operatie. Het gevolg? Een gebrek aan real-time inzicht en handmatige nacalculaties die te laat komen om nog bij te sturen.
De sleutel ligt dan ook bij een goed geïntegreerd ERP- of MIS-systeem waarin voorcalculatie, nacalculatie, productie, inkoop, logistiek, financiën en real-time dashboards samenkomen. Beginnend bij een gestandaardiseerde manier van kostprijsberekening, waarbij het systeem automatisch actuele materiaalprijzen, uurtarieven en opslagpercentages hanteert. Daarnaast moet de software zó zijn ingericht dat inkooporders direct worden gelinkt aan verkooporders, urenregistratie zonder extra administratieve last aan de juiste orders wordt toegekend, en rapportages niet afhankelijk zijn van losse Excel-sheets of batch-updates. Zonder deze technische basis blijf je achteraf rekenen en mis je de kans om tussentijds bij te sturen.
Wil je dit goed neerzetten, dan moet je bedrijfssoftware voldoen aan drie belangrijke eisen: transparantie, automatisering en real-time inzicht. Transparantie betekent dat elke order in je systeem een centraal punt is waar kosten en opbrengsten samenkomen. Automatisering zorgt ervoor dat inkoop, productieplanning en nacalculatie niet handmatig hoeven te gebeuren, maar een continu proces zijn dat real-time gevoed wordt. En real-time inzicht betekent dat je dashboards en rapportages altijd up-to-date zijn, zodat je direct kunt ingrijpen als marges onder druk komen te staan. Bedrijven die deze drie principes goed in hun softwarelandschap implementeren, hebben niet alleen grip op hun marge, maar kunnen deze ook actief verbeteren.
Mensenwerk
Een goed ingericht IT-systeem is een voorwaarde, maar margesturing is meer dan alleen techniek. Het vereist een bedrijfscultuur waarin medewerkers begrijpen hoe hun werk invloed heeft op de marge en waarin marge-denken in alle lagen van de organisatie wordt gedragen. Dit begint bij de directie, die marge als ultieme KPI moet positioneren, maar die ook de vertaalslag weet te maken naar taken, processen en cultuur in de dagelijkse operatie.
Urenregistratie, voorcalculaties en real-time analyses zijn alleen waardevol als mensen er actief mee werken. Dit betekent dat afdelingen niet in silo’s mogen opereren, maar dat verkoop, inkoop en productie voortdurend op basis van dezelfde data beslissingen nemen. Het vraagt om heldere processen, duidelijke verantwoordelijkheden en een mentaliteit waarin continu gestuurd wordt op verbetering van rendement. Pas als techniek en organisatie op elkaar aansluiten, wordt margesturing écht effectief.
Marge, marge en nog eens marge…
Marge-gestuurd wordt je niet in een paar dagen, daar is een organisatieverandering voor nodig waar je de tijd voor moet nemen. En dat kan ook heel goed stapsgewijs, waarbij iedere stap een aantoonbare verbetering betekent. Een mooie eerste stap zou kunnen zijn om marge, als de ultieme KPI, een vaste plek op de agenda van iedere managementvergadering te maken, inclusief de lopende maatregelen om de marge te optimaliseren. Een eerste maatregel zou bijvoorbeeld het betrouwbaarder maken van de voor- en nacalculatie kunnen zijn, met een bijbehorende rapportage die wekelijks wordt besproken. Ook het koppelen van de urenregistratie aan orders is een mooi afgebakende stap, net zoals het geautomatiseerd aanmaken van inkooporders. In een later stadium kun je dan zelfs de productieaansturing en gebruik van resources aan orders koppelen met gebruik van JDF/JMF. Ondertussen integreer je ook je IT-landschap steeds verder tot een geoliede machine. Allemaal in het teken van de ultieme KPI: marge!
Download gratis eBook
Wil je weten op welke KPI’s je moet sturen en hoe je die het beste kunt meten? Download dan hier het gratis eBook “De KPI’s van een grafisch bedrijf” en ga van reageren naar anticiperen doordat je exact weet wat er speelt in je bedrijf.