De productieplanning onder controle

Zo maak je drukwerkproductie voorspelbaar en efficiënt

Productieplanning in de grafische industrie is zelden eenvoudig. Orders variëren continu in omvang en complexiteit, levertijden zijn strikt en onverwachte wijzigingen liggen altijd op de loer. Bedrijven vertrouwen nog geregeld op handmatige overzichten en ervaring om hun productieplanning te beheersen. Zodra de complexiteit en omvang van het werk toenemen, ontstaan er vaak problemen omdat de situatie onoverzichtelijk wordt. Planners moeten voortdurend afwegingen maken in prioriteit, machinecapaciteit en personeelsbeschikbaarheid. Het resultaat? Wijzigingen in de planning met vertragingen, inefficiënties en verhoogde werkdruk als gevolg.

Een geautomatiseerde productieplanning biedt hier een oplossing, door te werken met actuele data en slimme algoritmes die rekening houden met alle variabelen. Zo ontstaat een voorspelbare en efficiënte planning die bestendig is tegen de dynamiek binnen een grafisch bedrijf. Het rendement op de investering in planningssoftware betaalt zich terug door minder omsteltijden, een optimale bezetting van kostbare machines, een hogere leverbetrouwbaarheid en een hogere medewerker tevredenheid.
In dit artikel verkennen we hoe je met een datagedreven aanpak de planning kunt transformeren van een lastige puzzel naar een krachtig sturingsinstrument.

De praktijk zonder automatisch plannen

Wie al wat langer meedraait in de grafische industrie kent de klassieke manier van plannen. Een whiteboard aan de muur, een Excel-sheet op de server, en vooral veel ervaring in het hoofd van de planner. Orders worden ingepland op basis van globale tijdsinschattingen en gewenste leverdata. Maar écht inzicht in wat er wel en niet mogelijk is ontbreekt. Zonder een geautomatiseerd plansysteem loop je onvermijdelijk tegen beperkingen aan:

  • Je plant op basis van vuistregels of verouderde standaarden, niet op actuele kennis of werkelijke bewerkingstijden.
  • Je ontdekt pas achteraf waarom iets niet paste: een order bleek meer tijd te kosten dan verwacht, of viel buiten de bemande uren.
  • Je schuift een order ‘ergens tussendoor’, zonder goed zicht op wat dat betekent voor andere orders of machineplanning.

Continu loop je achter de feiten aan omdat planningen niet gehaald worden omdat orders met vergelijkbare specificaties – zelfde formaat, druktechniek of papiersoort – tóch verspreid over meerdere dagen en machines zijn gepland, met extra omsteltijd als gevolg. Dat gebrek aan inzicht is funest. Het kost marge, tijd en rust op de werkvloer.

Wat is een geautomatiseerde planning?

Automatisch plannen gaat verder dan het handmatig schuiven van orders: het is een datagedreven proces waarbij planningssoftware orders dynamisch toewijst op basis van geoptimaliseerde parameters. Deze parameters omvatten onder andere levertijden, benodigde bewerkingstijden, omsteltijden, materiaalsoorten en machinecapaciteit.

De software analyseert continu de beschikbare middelen en productiestromen, en genereert een planning die bottlenecks minimaliseert en omsteltijden reduceert door vergelijkbare orders slim te clusteren. Zo ontstaat een efficiënte volgorde waarin machine- en menskracht optimaal wordt ingezet.


In dit proces blijven prioriteiten en bedrijfsregels leidend, zodat de planning niet alleen logisch maar ook uitvoerbaar blijft. Handmatige bijsturing blijft mogelijk, maar de kracht van een geautomatiseerde planning ligt in het creëren van een realistisch en onderbouwd startpunt voor de productie.

Van planning naar simulatie

Automatisch plannen biedt niet alleen inzicht in de actuele planning, maar ook in potentiële knelpunten voordat ze zich voordoen. Het systeem signaleert direct wanneer een order dreigt te laat te zijn, bijvoorbeeld door visuele waarschuwingen met kleurcoderingen.

Daarnaast kun je met zo’n systeem verschillende scenario’s simuleren: wat gebeurt er als je een spoedorder toevoegt? Welke orders moeten dan verschuiven en komen in de knel met de levertijd? En wat als je orders met vergelijkbare kenmerken samenvoegt? Deze simulaties geven inzicht en helpen de planner om beter onderbouwde beslissingen te nemen, ook onder druk.

De impact van geoptimaliseerde volgordebepaling

In de grafische productie vormen omsteltijden een significante kostenpost. Stel: bij een machine kost het elke keer dat je wisselt van papiersoort of stansvorm een half uur omsteltijd. Verwerk je vijf soortgelijke orders in willekeurige volgorde, dan ben je tweeënhalf uur kwijt aan omstellen. Door deze orders geoptimaliseerd achter elkaar te plannen, kun je die omsteltijd bijvoorbeeld terugbrengen tot één uur.


Dat klinkt logisch en eenvoudig — en toch is het in een drukke productieomgeving zonder geautomatiseerde ondersteuning onmogelijk om continu de meest efficiënte volgorde te bepalen. Orders, prioriteiten, leverdata en capaciteit veranderen constant. Een slim plansysteem houdt rekening met al deze factoren, berekent automatisch de optimale volgorde en past die dynamisch aan waar nodig.

Een geavanceerd plansysteem ondersteunt je door orders te groeperen en te rangschikken op basis van relevante kenmerken zoals:

  • Soort afwerking
  • Druktechniek
  • Kleurinstellingen
  • Materiaalsoort
  • Grams gewicht van het papier
  • Formaat
  • Gereedschappen (bijvoorbeeld stansmessen)
  • En andere criteria die voor jouw productieproces belangrijk zijn…

Je bepaalt zelf welke kenmerken het zwaarst wegen en in welke volgorde ze toegepast worden. Waar het bij het ene bedrijf cruciaal is om orders te groeperen op basis van de expediteur vanwege vaste laadmomenten, kan bij een ander materiaalsoort de doorslag geven. Een flexibel plansysteem houdt met al deze nuances rekening.

Planning aanpassen aan jouw werkwijze

Elk grafisch bedrijf heeft zijn eigen werkwijze, afhankelijk van het type productie, de productvormen en de wensen van klanten. Automatisch plannen kan alleen effectief zijn als het systeem zich flexibel aanpast aan die specifieke omstandigheden. Zo ontstaat een planning die écht aansluit bij de dagelijkse praktijk en werkprocessen.

De meerwaarde van een geautomatiseerde planning verschilt per type productie:

  • Verpakkingen: door orders met vergelijkbare stansvormen en materialen te clusteren, beperk je omsteltijden en benut je machinecapaciteit efficiënter.
  • Large format en sign: het systeem houdt rekening met vaste deadlines en logistieke randvoorwaarden, waardoor leveringen tijdig plaatsvinden zonder overbelasting van de productie.
  • Commercieel drukwerk: variabele oplages met wisselende papiersoorten en kleurinstellingen worden zo gepland dat omsteltijden verminderen en doorlooptijden verkorten.
  • Textielprint: volgordes worden geoptimaliseerd op basis van technische parameters, zoals kleurprofielen en droogtijden, wat wachttijden en stilstand vermindert.
  • Evenementen- en promotiedrukwerk: spoedorders kunnen worden ingepast zonder dat dit leidt tot onoverzichtelijkheid in de planning.

Door de instellingen per situatie aan te passen, sluit automatisch plannen naadloos aan bij wat in jouw organisatie écht belangrijk is.

Praktische voordelen op de werkvloer

Automatisch plannen levert niet alleen een overzichtelijke planning op, maar ook waardevolle informatie die direct in de dagelijkse praktijk bruikbaar is. Denk aan:

  • Capaciteitsinzicht: je ziet exact hoeveel ruimte er nog beschikbaar is deze week en waar zich knelpunten voordoen.
  • Orderstatus: je hebt real-time overzicht van welke orders gereed zijn, in productie zijn, of nog moeten starten.
  • Snelle klantcommunicatie: direct inzicht of een order op tijd geleverd wordt, zodat je bij kunt sturen waar nodig.
  • Scenariosimulatie: simuleer wat er gebeurt bij een spoedorder of een tijdelijke machine-uitval.
  • Productiviteitsanalyse: helder inzicht in insteltijden en waar tijd te winnen is door betere planning.

Door deze informatie structureel beschikbaar te maken, versterk je niet alleen de planner, maar ook het management. Daarmee krijg je grip op productiecapaciteit, personeelsbezetting en leverbetrouwbaarheid, essentieel voor het optimaliseren van je processen.

Aan de slag met automatisch plannen: een praktische aanpak

Nu de voordelen en mogelijkheden duidelijk zijn, is het tijd om na te denken over de volgende stappen. Automatisch plannen is geen magie, maar een proces dat je stapsgewijs implementeert binnen je organisatie. Hierbij enkele handvatten om zelf aan de slag te gaan:

  • Breng je huidige planningsproces in kaart:
    Analyseer hoe je nu plant: welke systemen en methodes gebruik je, waar zitten de knelpunten, en welke gegevens worden wel of niet gebruikt? Zonder helder beeld blijft automatisering ‘vissen in troebel water’.
  • Inventariseer welke informatie beschikbaar is en wat ontbreekt:
    Automatisch plannen vraagt om gestructureerde data: bewerkingstijden, omsteltijden, machinecapaciteit, klantwensen, leverdata, etc. Welke data heb je al goed op orde, wat moet je verbeteren?
  • Betrek de werkvloer en planningsexperts:
    Zorg dat degenen die dagelijks plannen en produceren meedenken. Zij kennen de praktische beperkingen en kansen. Automatiseren werkt alleen als het systeem aansluit bij de realiteit. Niet alleen de techniek, maar ook de betrokkenheid en training van medewerkers zijn cruciaal voor een succesvolle transitie.
  • Start klein, met een pilot:
    Kies een beperkt deel van je productie of een specifieke ordersoort om geautomatiseerd plannen uit te proberen. Meet de effecten en leer van de ervaringen.
  • Stel doelen en meet resultaten:
    Wat wil je bereiken? Minder omsteltijd? Kortere doorlooptijd? Betere leverbetrouwbaarheid? Maak dit concreet en evalueer regelmatig.

Geautomatiseerd plannen is vooral een kwestie van organisatie, discipline en het gebruiken van de juiste tools. Met een gerichte aanpak haal je het maximale uit je productiecapaciteit en verbeter je de klanttevredenheid.

IT-factoren die automatisch plannen vergemakkelijken

Het succesvol implementeren van een geautomatiseerd planning staat of valt met de kwaliteit van de onderliggende IT-infrastructuur. Wanneer een aantal digitale processen en koppelingen goed geregeld zijn, wordt het plannen niet alleen eenvoudiger, maar ook betrouwbaarder en efficiënter. Denk aan de volgende aspecten:

  • Real-time koppeling tussen machines en het orderproces: door machines te verbinden met het planningssysteem is er direct inzicht beschikbaar over de status en eventuele storingen. Dit voorkomt onrealistische planningen en helpt bij snel bijsturen wanneer dat nodig is.
  • Automatische doorstroming van offertes naar productieorders: als offertes zonder handmatige handelingen worden omgezet naar productieorders, is er minder kans op fouten en is de informatie in het planningssysteem altijd actueel. Dit zorgt voor een naadloze overgang van verkoop naar productie.
  • Klantenportalen voor order- en leverinformatie: een portaal waar klanten zelf leverdata en status kunnen inzien, vermindert de druk op de planning en verbetert de klantcommunicatie.
  • Integratie met ERP- en productiesystemen: door voorraadgegevens, bewerkingstijden en andere relevante data automatisch te koppelen, krijgt het planningssysteem een compleet beeld van productiecapaciteit en mogelijke beperkingen. Dit leidt tot realistischere en efficiëntere planningen.

Deze digitale fundamenten maken de implementatie van geautomatiseerd plannen niet alleen een stuk eenvoudiger, maar leveren ook op andere vlakken enorme winst op – van minder fouten en snellere doorlooptijden tot betere klantcommunicatie. Wie deze randvoorwaarden goed regelt, profiteert dus dubbel. Meer weten over hoe IT je productieproces vooruithelpt? Lees ons eBook “IT als motor van je grafisch bedrijf”.

Inzet van AI, de volgende stap in slim plannen

AI staat klaar om de grafische industrie grondig te veranderen. We zien al de eerste toepassingen: offertes die automatisch worden gegenereerd op basis van een simpele aanvraag, AI die teksten en beelden creëert, en systemen die vroegtijdig fouten in drukbestanden signaleren. Deze mogelijkheden worden nu nog beperkt gebruikt, maar de potentie is enorm.

In dit artikel hebben we een nieuwe, slimmere manier van plannen besproken — een aanpak die afwijkt van de traditionele, vaak handmatige en starre methodes die bedrijven nog hanteren. Door plannen te automatiseren en te digitaliseren, leggen we de basis voor de volgende stap: AI-gestuurd plannen.

Binnenkort kun je met een prompt een planningsopdracht geven: “Verdeel de productie van volgende week over de beschikbare printers met zo min mogelijk wissels van papierformaat en stansmachines, waarbij orders gegroepeerd worden op basis van hetzelfde stansmes.” AI verwerkt deze opdracht, koppelt dit aan alle relevante data — capaciteit, doorlooptijden, leverafspraken — en genereert een simulatieplan. Dit voorstel kun je snel beoordelen, waar nodig aanpassen, en met één klik doorvoeren.

De rol van de planner verandert daardoor fundamenteel: van het handmatig toepassen van regels naar het formuleren van intenties en het kritisch beoordelen van AI-gegenereerde simulatieplannen. Door nu de juiste basis te leggen, zorg je dat je op tijd AI-ready bent!

Download het gratis eBook!

Wil je meer weten over hoe IT je productieproces vooruit helpt en waarom je als grafisch bedrijf zou moeten automatiseren? Hoe je dat slim aanpakt en met welke belangrijke factoren je rekening moet houden? Dat lees je allemaal in het eBook ‘IT als motor van je grafisch bedrijf’.