De 5 belangrijkste KPI’s voor grafische bedrijven
In dit artikel zetten we de vijf belangrijkste KPI’s voor grafische bedrijven op een rij
Decennia geleden maakten grafische bedrijven de overstap van handwerk naar technisch mechanische apparatuur. In de afgelopen 25 jaar is daar elektronica bijgekomen om het productieproces te bedienen, te monitoren en de operatie efficiënter te laten verlopen. De laatste jaren zetten steeds meer grafische bedrijven de stap naar datagedreven werken. Dat doen ze door informatie uit machines, ERP- en CRM-systemen en andere applicaties bij elkaar te brengen en te analyseren met dashboards.
Die ontwikkeling komt enerzijds door technologische ontwikkelingen die de afgelopen jaren in een stroomversnelling zijn gekomen. Anderzijds is er ook een dringende behoefte bij veel grafische bedrijven om hun processen slimmer en efficiënter in te richten. In het digitale tijdperk moet je als grafisch bedrijf voortdurend blijven zoeken naar manieren om goedkoper en slimmer grafische producten en aanvullende diensten te leveren. Dat lukt niet als je slechts een keer per maand of kwartaal een rapportage krijgt over je financiën. Je wilt veel sneller weten hoe je ervoor staat en eigenlijk continu monitoren wat er gebeurt in je organisatie.
Door data uit je organisatie te ontsluiten en te visualiseren, krijg je niet alleen veel actuelere inzichten. Je kunt ook vanuit verschillende invalshoeken naar je organisatie gaan kijken. Hoeveel offertes zet je daadwerkelijk om in orders? Hoeveel tijd kost het om bepaalde producten te maken? Maak je de beloftes aan klanten waar? Met een dashboard kun je de belangrijkste informatie visualiseren en vervolgens inzoomen op de details.
Zo krijg je als grafisch bedrijf steeds meer inzicht in de processen in je organisatie. Je kunt bijvoorbeeld knelpunten in je operatie inzichtelijk maken. Hoe komt het bijvoorbeeld dat bepaalde calculaties vaak afwijken? Welke variabelen spelen daarbij een rol? Door je processen beter in kaart te brengen met behulp van data en goede visualisaties, kun je veel gerichter problemen signaleren, oplossen en efficiënter gaan werken.
Bezint eer ge begint
De grootste valkuil bij de ontwikkeling van dashboards is echter dat je te veel informatie tegelijk wilt tonen over verschillende onderwerpen. Dit maakt het bijna onmogelijk om de essentie van het dashboard in één oogopslag te begrijpen. Focus is dus belangrijk. Het is vooral de kunst om alles wat afleidt weg te laten. Een goed dashboard maakt de vertaalslag van de strategie van de organisatie naar de werkvloer, door doelen uit te drukken in KPI’s met normen en definities. Met deze KPI’s als uitgangspunt, ontstaat richting en focus in je dashboard.
Maar welke KPI’s zijn eigenlijk van belang voor jouw organisatie? We zetten vijf belangrijke KPI’s voor grafische bedrijven op een rij. We leggen uit waarom juist deze KPI’s van belang zijn en hoe je daar in de praktijk gebruik van kunt maken.
1. Productiebezetting
Als je wekelijks 80 uur beschikbaar hebt aan productiebezetting, wil je toch graag weten hoeveel van die tijd je ook daadwerkelijk gebruikt aan productie. Je hebt misschien een globaal idee van de hoeveelheid onderhoud die je pleegt, het aantal storingen dat er plaatsvindt en hoeveel tijd operators nodig hebben om machines af te stellen en de juiste materialen te installeren. Vaak wordt de tijd die grafische bedrijven kwijt zijn aan dergelijke zaken niet bijgehouden, verantwoord en geanalyseerd. Weet jij bijvoorbeeld hoelang het duurt om alles klaar te zetten voor een nieuwe batch? En welke factoren spelen daarbij een belangrijke rol? Door deze zaken inzichtelijk te maken, krijg je een beter beeld van de bezettingsgraad van je machines.
Vervolgens kun je gaan kijken welke procedures mogelijk te veel tijd kosten én achterhalen hoe dat komt. Zijn bepaalde operators bijvoorbeeld efficiënter dan andere? Wat kunnen andere operators daarvan leren om hetzelfde resultaat te behalen? Als je actie gaat ondernemen op de zaken die deze KPI aan het licht brengt, kun je ook meten of die acties het gewenste resultaat opleveren. Zo kun je continu blijven optimaliseren om de bezettingsgraad stap voor stap te verhogen.
2. Kosten van gefaalde opdrachten
Het liefst wil je natuurlijk dat iedere productie foutloos verloopt, maar in de praktijk gaat er nog wel eens iets mis. Van die fouten wil je leren, dus faalkosten is een onmisbare KPI. Door bijvoorbeeld je herstelorders in kaart te brengen weet je welke kosten je hebt gemaakt om fouten te herstellen. Vervolgens kun je per order achterhalen welke oorzaken daaraan ten grondslag liggen. Ligt het aan de betrouwbaarheid van je machines? Zijn er bepaalde grondstoffen die vaker voor problemen zorgen? Of leveren klanten vaak verkeerde bestanden aan? Zo zorg je ervoor dat je iets leert van iedere mislukte batch, zodat je die fouten in het vervolg niet meer hoeft te maken.
3. Geproduceerde volumes
Gedurende het jaar heb je vaak te maken met piekperiodes. Waarschijnlijk weet je wel wanneer deze periodes ongeveer plaatsvinden. Toch zitten er ook weken tussen dat je gevoelsmatig veel werk hebt verzet, maar eigenlijk niet heel veel hebt geproduceerd. Of dat je juist denkt dat je weinig hebt geproduceerd, maar dat je in werkelijkheid een topweek hebt gehad. Door te analyseren welke volumes je per week produceert, krijg je beter grip op de pieken en dalen in de organisatie. Zo kun je op tijd extra capaciteit inschakelen in de drukste weken of juist in de minder drukke weken werken met een flexibele planning.
Daarna kun je de geproduceerde volumes ook per dag of zelfs per uur bij gaan houden. Zo ga je ook zien op welke dagen en tijdstippen de werkdruk het hoogst ligt en wanneer je ruimte hebt om meer te produceren. Hoe meer details je hebt, des te beter ga je begrijpen hoe jouw bedrijf opereert. En daar kun je onder andere je verkoop en personeel weer beter op afstemmen. Misschien signaleer je bijvoorbeeld dat je in de zomerweken veel capaciteit over hebt. Daar kun je sales over informeren, zodat zij op zoek kunnen naar klanten die in de zomer juist veel producten afnemen – denk aan onderwijsinstellingen.
4. Orderintake
Als je weet hoeveel orders je de afgelopen weken, maanden en jaren binnen hebt gehaald en wat de waarde daarvan was, kun je daar veel waardevolle inzichten uit halen. Je krijgt heel duidelijk te zien wat voor soort opdrachten je vaak krijgt van klanten. Plaatsen ze veel orders met kleine aantallen? Of plaatsen ze weinig orders met grote aantallen? Als je inzicht hebt in wat voor soort opdrachten je vaak binnenhaalt, weet je ook waar je toegevoegde waarde ligt en kun je daar je sales ook op afstemmen.
Daarnaast zou je orders uit kunnen splitsen naar medewerkers of productgroepen. Hoeveel opdrachten haalt een verkoper of accountmanager binnen? En is dat in lijn met zijn of haar doelstellingen? Welke producten verkopen we het meest? In welke volumes verkopen we die producten vaak? Je orderintake is een belangrijke KPI om in het vizier te krijgen wat je al goed doet en waar je mogelijk nog kansen laat liggen.
5. Klantverloop
Als je maandelijks bijhoudt welke klanten producten van je afnemen, krijg je een goed beeld van hoe huidige klanten zich gedragen en wat de impact is van nieuwe klanten. Door deze cijfers maandelijks te analyseren, ga je vermoedelijk bepaalde patronen herkennen. Zo ga je zien dat sommige klanten in bepaalde maanden meer afnemen dan in andere periodes. Daar zou je slim op in kunnen spelen door ze een speciaal aanbod te doen in de piekperiodes, waardoor ze mogelijk (nog) meer afnemen.
Daarnaast kom je er mogelijk achter dat je omzet verliest of wint op bepaalde klanten ten opzichte van vorig jaar. Door deze informatie te koppelen met bijvoorbeeld levertijden, reactietijden, klachtafhandeling of een klanttevredenheidsonderzoek kun je die cijfers gaan duiden. Zo kun je een dalende omzet bij een bepaalde klant mogelijk afwenden door op tijd bepaalde signalen op te vangen en daar actie op te ondernemen.
Monitoren en stapsgewijs verbeteren
KPI’s zijn cruciaal om grip te krijgen op de gezondheid van je grafisch bedrijf. Er zijn talloze manieren om data te verzamelen en te analyseren, maar het belangrijkste is consistentie. De kunst is om KPI’s consequent te monitoren, stapsgewijs kleine verbeteringen toe te passen en vervolgens te kijken wat het effect van die verbeteringen is. Dat blijf je voortdurend doen, want in de grafische branche is er altijd iets te verbeteren.
Gratis webinar
Mogelijk vraag je je nu af hoe je met jouw grafisch bedrijf kunt starten met het ontwikkelen van een dashboard met KPI’s. Kijk dan het webinar terug waarin Richard van der Beek (BIRDS) en Hans Boerkamp (Rainbow Solutions) je uitleggen hoe je op een slimme manier alle informatie uit jouw bedrijf bij elkaar brengt en daar kant-en-klare stuurinformatie uit kunt halen.