Arbet Aménagement implementeert DocuShare
Hoe past een bedrijf zich aan als de groei de bestaande processen overtreft? Neemt het bedrijf meer personeel aan om de groeiende hoeveelheid documenten te beheren? Of gaat het bedrijf op zoek naar een oplossing waarmee het efficiënter kan werken?
Xerox helpt bedrijven al tientallen jaren om slimmer te werken. Onder de recente begunstigden van haar expertise heeft Arbet Aménagement in Xerox® DocuShare®.
Over de klant. Arbet Aménagement creëert werkruimtes op maat. Al meer dan 35 jaar creëren de experts omgevingen voor bedrijven op basis van concepten en benodigdheden die hen in staat stellen hun volledige potentieel te realiseren. Arbet is voornamelijk actief in de Savoie, Haute-Savoie, Isère en Rhône in Frankrijk en heeft een aanzienlijke groei doorgemaakt sinds Anthony Orsonneau in 2008 bij het bedrijf kwam.
De uitdaging De groei van Arbet heeft niet alleen meer inkomsten opgeleverd, maar ook meer papierwerk. Zoals hij uitlegde aan de ACB Group (een Xerox-partner), wilde Orsonneau dat zijn team niet langer zoveel tijd hoefde te besteden aan het zoeken naar en beheren van papieren facturen. Het werd hem duidelijk dat Arbet zijn processen digitaal moest veranderen om vooruit te komen. “Gezien de aard van ons bedrijf vinden onze klanten het niet nodig na vijf of zelfs tien jaar om contact met ons te hebben. En u, hoe vaak moderniseert u uw kantoren?”
De oplossing , Xerox® DocuShare®. Voor de ACB Group kwam DocuShare® onmiddellijk in aanmerking als het ideale platform om informatie te centraliseren en het snel zoeken en terugvinden van documenten te vergemakkelijken. Gezien de langdurige relatie tussen Arbet en ACB was deze aanbeveling een gemakkelijke beslissing. Een andere partner, e-Cervo, werkte samen met Arbet om een grondig inzicht te krijgen in de vereisten en behoeften van werknemers. Hun suggesties droegen bij aan de ontwikkeling van een optimale oplossing. Dankzij e-Cervo werd DocuShare® onmiddellijk door alle werknemers geaccepteerd, wat onmiddellijke voordelen opleverde.
Een ongelofelijke toename in efficiëntie tot wel 90%. Nooit eerder konden werknemers zo gemakkelijk toegang krijgen tot documenten en zo snel elektronische facturen aanmaken.
We waren allemaal verrast door het gebruiksgemak. Mijn team en ik hadden nog nooit eerder een contentmanagementoplossing gebruikt. Toch konden we er allemaal snel mee aan de slag en profiteren van de voordelen. De functies, het scannen en het ophalen van documenten nemen slechts enkele seconden in beslag. De tijdsbesparing is voor iedereen aanzienlijk. Met de geavanceerde zoekfunctie kunnen we onze zoektermen nauwkeurig verfijnen. We kunnen nu verrassend snel bestanden vinden. Dankzij DocuShare® gaat het accountteam nog een stap verder en implementeert het enkele van de automatiseringsfuncties. In feite wil Arbet in deze richting verder gaan met de hulp van e-Cervo.