7 tools om snel en eenvoudig drukwerkcalculaties te maken
Offertes in een handomdraai
Het maken van goede (winstgevende!) offertes in een drukkerij kan behoorlijk complex worden door de talloze variabelen die invloed hebben op de productiekosten. Iedere order heeft zijn eigen afmetingen, materiaalkeuzes en afwerkingen, die allemaal hun eigen kostenstructuur hebben. Ook de oplage van het drukwerk speelt een grote rol: kleine oplages hebben vaak relatief hogere kosten per stuk door opstartkosten, terwijl grotere oplages kunnen leiden tot bulkvoordelen. En waar ligt het omslagpunt waarop drukken goedkoper wordt dan printen? Bovendien variëren de prijzen van grondstoffen en verschillen de productiestappen – met ieder weer eigen calculatieregels – per order. Klanten hebben soms ook specifieke deadlines, wat kan leiden tot extra kosten voor spoedopdrachten. Kortom: goede offertes maken is voor veel drukkerijen arbeidsintensief en foutgevoelig. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het maken van nacalculaties op bijvoorbeeld order-, product- of klantniveau.
Net als bij veel andere bedrijfsprocessen, kan slimme software een grote rol spelen bij het verbeteren en versnellen van het maken van voor- en nacalculaties voor drukwerk. Bovendien zorgt dit ook voor standaardisatie (iedereen gebruikt dezelfde calculatieregels) en voorkomt het dat kennis maar bij enkele personen ligt. En het helpt om op basis van nacalculaties te analyseren waar knelpunten m.b.t. winstgevendheid zitten en tarieven daarop aan te passen. Dus weg met losse prijslijstjes, ondoorgrondelijke Excel sheets en hoofdrekenen! Het is hoog tijd om slimme software het werk te laten doen. Welke gereedschappen krijg je dan als je dat doet? Ik zet de belangrijkste voor je op een rij.
1. De basis: calculatie-eenheden
De basis bij de inrichting van calculatiesoftware zijn de calculatie-eenheden. Zij vormen de ‘kapstok’ voor alle berekeningen en zijn altijd gekoppeld aan een machine. In de software leg je parameters vast bij een machine (mogelijke formaten, insteltijden, draaisnelheden, verbruiksartikelen etc.). Calculatie-eenheden kunnen ‘voor-configuraties’ zijn van je machines voor bepaalde producten, waardoor je enorm flexibel bent om snel allerlei verschillende calculaties uit te voeren. Voeg je een calculatie-eenheid toe aan je calculatie, dan rekent de software – op basis van de productspecificaties in combinatie met de calculatie-eenheden – uit hoeveel tijd en materialen er nodig zijn voor de order en koppelt daar het juiste tarief aan om tot een prijs te komen. Daarbij wordt ook al rekening gehouden met inschiet. Calculatie-eenheden kunnen ook geconfigureerd worden voor groepen machines, bijvoorbeeld voor orders die altijd door drie machines heen moeten (denk aan: voorsnijden, drukken, lamineren). Op die manier krijg je altijd meteen de juiste machines in je calculatie, inclusief alle materialen. Het mooie is dat calculatie-eenheden niet alleen gebruikt worden voor voor- en nacalculatie, maar je er ook direct de productie van de betreffende order mee kunt automatiseren door je machines via JDF aan te sturen.
2. De snelheidstabel
Een tweede belangrijke gereedschap is het vastleggen van de snelheden per machine, inclusief formules die de invloed van papiergewicht, papierformaat of type product op de snelheid uitdrukken. Op basis daarvan wordt bij de calculatie van een order altijd automatisch de juiste snelheid gebruikt bij de gekozen materialen en kwaliteit, zodat met de juiste tijden wordt gecalculeerd. Een berekening die zonder software behoorlijk complex kan worden.
3. Sjablonen
Goede calculatiesoftware biedt natuurlijk ook de mogelijkheid om sjablonen (of templates) te definiëren waarmee voor terugkerende orders de calculatie meteen (voor een gedeelte) ingevuld wordt. Bijvoorbeeld op basis van de productgroep of een specifiek artikel. Aan een productgroep of artikel kunnen ook meerdere sjablonen gekoppeld zijn, waaruit dan tijdens de calculatie gekozen kan worden en alleen het aantal nog ingevoerd hoeft te worden om tot een offerte te komen.
4. Inschiettabellen
Net als voor de snelheid, kan calculatiesoftware ook allerlei soorten inschietinformatie vastleggen per machine en die meenemen in de calculatie. In de vorm van vaste aantallen per drukvel of drukplaat, of als vast percentage. Ook in de vorm van formules die bijvoorbeeld inschiet koppelen aan het aantal stuks in de order. Op deze manier wordt steeds betrouwbaar berekend hoeveel materiaal je extra verbruikt om een machine in te stellen en tijdens de productie.
5. Prijslijsten
Het spreekt voor zich dat tarieven een essentieel ingrediënt zijn in een softwareoplossing. En het mooie is dat die software je een enorme flexibiliteit geeft in prijsstelling. Uiteraard leg je tarieven vast voor mensen, machines, papier, inkt en andere materialen en activiteiten. In de calculatie kies je de benodigde calculatie-eenheden en de software zoekt er de juiste tarieven bij. Of die nu per stuk zijn of je met staffels werkt. Speciale tarieven voor bepaalde klanten? Overheadkosten meerekenen? Prijzen per productgroep, klantgroep of moeilijkheidsgraad? Allemaal geen probleem!
6. Gebruikersvelden
Geen bedrijf is hetzelfde en dus is geen calculatie gelijk. Misschien gebruik je wel allerlei speciale calculatieregels bij het opstellen van je offertes. Denk aan het berekenen van de kosten van benodigde rolcontainers, dozen, zakjes etc. Of het meerekenen van de kosten voor art-work of DTP-werkzaamheden. Om die reden biedt goede calculatiesoftware je de mogelijkheden eigen velden toe te voegen op opdracht of opdrachtregelniveau en formules hoe die velden meegenomen worden in de berekening. En natuurlijk de functionaliteit om de gebruiker van de software via vragen die velden te laten invullen tijdens het opvoeren van de offerte.
7. Calculatieformules
Misschien nog wel belangrijker dan gebruikersvelden is de optie om formules op te voeren die meegenomen worden tijdens de calculatie. De software bevat zelf al allerlei standaardformules die op basis van het gewicht en formaat van het gebruikte papier en de gewenste kwaliteit bepalen hoeveel tijd er van welke machines nodig is. Maar het is natuurlijk nog mooier als je zelf je eigen specifieke calculatieregels in formules kunt opvoeren. Zeker als die weer gebruik kunnen maken van informatie uit andere calculatieregels of uit gebruikersvelden. En het wordt helemaal mooi als je verschillende formules kunt combineren tot een nieuwe formule! Goede software maakt dat allemaal mogelijk!
Klaar voor de toekomst
Calculatiesoftware biedt drukkerijen een geweldig hulpmiddel om efficiënter te werken, fouten te minimaliseren en de concurrentiepositie te versterken. Door het eenduidig vastleggen van prijsinformatie en rekenregels en het automatiseren van complexe berekeningen, zoals materiaalverbruik, inschietverliezen en productietijden, kun je veel nauwkeuriger voor- en nacalculaties opstellen en uiteindelijk ook de winstgevendheid verhogen. Bovendien kun je met moderne software sneller inspelen op klantvragen en variabele productievereisten, wat leidt tot een flexibeler en toekomstbestendig bedrijfsmodel. Het is duidelijk dat de integratie van (calculatie)software een onmisbare stap is voor drukkerijen die hun processen willen stroomlijnen en de marges willen vergroten in een competitieve markt.
Download gratis eBook
Interesse in wat automatisering nog meer kan betekenen voor jouw drukkerij? Lees dan ook ons gratis eBook “IT als motor van je grafisch bedrijf”.