Workflow Summit 18 ‘Automatisatie op zijn Zweeds.’
Grafkom is een grafische sectororganisatie gevestigd in Zweden met als doel de industrie op een actieve manier fysiek met elkaar in contact te brengen. Het idee om op een open manier met innovatie binnen onze sector om te gaan sluit nauw aan bij de manier waarop VIGC de laatste jaren zijn werking heeft uitgebouwd. Op 13 november organiseerden zij voor de eerste keer een event rond automatisatie en workflow.
Als ik met werknemers van grotere bedrijven uit onze sector spreek dan is de teneur vaak dat workflow geen relevant topic meer is vandaag. Hebben niet alle bedrijven al alles ondernomen m.b.t. automatisatie? Want wie nu nog niet geïnvesteerd heeft, is te laat en zal de opgelopen achterstand niet meer kunnen goedmaken. Toch?
Door de vele contacten die wij hebben in de Benelux markt weten wij beter. Zelfs in grote bedrijven waarvan men zou kunnen aannemen dat zij alles al geautomatiseerd hebben, is er nog steeds genoeg potentieel om verder in het automatisatietraject te investeren. En zelfs bij bedrijven die het afgelopen decennium op dit vlak al veel geïnvesteerd hebben, kan men nog steeds op zoek gaan naar nieuwe en meer geavanceerde automatisatie. Maar ook in kleine en middelgrote bedrijven kan er nog veel geoptimaliseerd worden. Dit in combinatie met goede en actieve sales zal bijdragen tot een succesvolle en toekomstgerichte grafische sector.
Cloudprinter vertegenwoordigd door CEO Martijn Eier had een eerste mooie case. Het betreft een start-up die vanuit Nederland en Denemarken wordt geleid. Zij hebben een Print API ontwikkeld onder het motto ‘Scale global, print local’. Dit wil concreet zeggen dat zij drukwerk inkopers en online print bedrijven faciliteren d.m.v. een API zodat deze bedrijven hun opdrachten overal in de wereld lokaal kunnen laten drukken.
De API heeft als doel om de drukwerk inkopers en de online print bedrijven zo efficiënt mogelijk op de workflows van de lokale drukpartners aan te sluiten. De sterkte is om één integratie aan te bieden die kan koppelen met het wereldwijd lokaal print netwerk van Cloudprinter. Men maakt zich sterk dat men drukwerk inkopers en online print bedrijven vanuit bijna elke applicatie op een eenvoudige en kostefficiënte manier kan linken aan het Cloudprinter platform.
Voor de productiebedrijven is het aansluiten op dit netwerk trouwens gratis. ‘Wat is dan het businessmodel’, werd er terecht gevraagd? Blijkt dat de drukwerk inkoper of het online print bedrijf een SAAS bedrag moet betalen.
Waarom je als drukwerk inkoper of online printer lokaal en dus op verschillende locaties wil gaan produceren is uiteraard duidelijk want je gaat jouw verzendkosten sterk reduceren, het beheer van jouw orders wordt sterk vereenvoudigd en bijkomend draag je bij aan de ecologische voetafdruk.
Vandaag werkt men bij Cloudprinter met enerzijds een Print API (drukwerk inkopers of online print bedrijven) en anderzijds een Production API (productiebedrijven). Hierin kan je o.a. volgende zaken opvolgen: prijsinformatie, verschillende verzendopties, overzicht van de live productiedata, verzend statussen, beschikbaarheid van machines en productoverzicht om er maar enkele te noemen.
Het systeem is gebaseerd op een algoritme dat via een aantal parameters gaat bepalen naar welk productiebedrijf een order gaat worden gestuurd. De lokale producent/drukker wordt dus als het ware ‘voorgesteld’ aan de aanvrager. Het algoritme houdt hierbij rekening met geografie, prijs, kwaliteit beoordelingen en nog een aantal andere factoren.
Vandaag zijn er connecties gemaakt met verschillende partners waaronder Enfocus Switch, Shopify, Woo Commerce, Magento, SAP, Salesforce, Hubspot, Zapier,… Hierbij is de integratie met het Belgische Enfocus Switch een recente stap in de ontwikkeling van het Cloudprinter businessmodel waardoor integreren nog eenvoudiger wordt. Binnen het platform zijn er vandaag 421 producten beschikbaar wat neerkomt op 5000 productopties.
John Henze – vice president Fiery Marketing and Sales EFI – van zijn kant gaf aan dat de noodzaak om te automatiseren nog steeds prioritair en urgent is. De reden is evident en kan veelzijdig zijn. Men hanteert steeds strakkere deadlines en de communicatie met de klanten moet efficiënter worden georganiseerd. Verder wil men de productiviteit van de operator verhogen, persstilstanden tot een minimum herleiden en ook afval en herdruk wil men ten alle tijde vermijden.
Uit onderzoek blijkt dat de grootste struikelblokken om aan automatisatie in drukkerijen te doen een onduidelijker return on investment (50%), de hoge kostprijs (45%) en gebrekkige interne kennis (33%) zijn.
Als je dan weet dat er een duidelijke trend is naar meer opdrachten met steeds kleinere oplages en dat uit een onderzoek van Infotrends in 2018 blijkt dat 55% van de toekomstige investeringen zich toespitsen op het verminderen van productiekosten en efficiëntie dan zegt dat genoeg over de blijvende noodzaak om te automatiseren.
VIGC voert regelmatig consultancy opdrachten op dit vlak uit en ik kan mij dan ook volledig vinden in de boodschap die Henze brengt: “Maak het niet te complex en vooral wacht niet langer om hiermee te starten binnen jouw bedrijf. Het moet namelijk niet altijd moeilijk en groots zijn. Ook met eenvoudige stappen kan je al ver komen”.
Drie simpele richtlijnen zijn:
- Analyseer jouw workflow. Welke orders worden er geproduceerd? Hoe worden zij vandaag geproduceerd? Documenteer vervolgens de verschillende processen. Gebruik hierbij ook tijdregistratie en controleer hoe de verschillende operatoren de jobs binnen het huidige proces uitvoeren. Zo ga je inefficiëntie en verspilling in het proces opsporen.
- Concentreer je eerst op eenvoudige zaken. Bekijk of je de huidige tools binnen jouw workflow optimaal gebruikt. Werk je al met voorkeursinstellingen? Worden hotfolders gebruikt? Hoe is jouw impositie gestructureerd? etc.
- Gebruik automatisatie software. Uiteraard verwees men hier naar de EFI software. Weet dat de meeste printerfabrikanten (basis)software samen met hun hardware leveren. Wordt deze software maximaal ingezet in jouw proces?
Uiteraard stopt het hier niet. Het is vooral belangrijk om iedereen binnen het proces geëngageerd te krijgen en blijvend betrokken te houden m.b.t. continue optimalisaties. Vanuit de ervaringen binnen de VIGC consultancy zien we dikwijls dat change- en people management werkpunten zijn die best van in het begin van een dergelijk traject al voldoende aandacht moeten krijgen.
Over het potentieel van business Intelligence gaf Jacob Hededam van Heidelberg Duitsland enkele interessante inzichten. Hij toonde een grafiek (zie hieronder) die kan opgaan voor de meeste grafische productiebedrijven.
Deze grafiek maakt duidelijk dat een gemiddelde job 3 dagen duurt. Als dit het uitgangspunt is dan zien we dat 55% van die tijd in het voortraject wordt gespendeerd. Ook zien we dat die 55% van de taken een maximale inzet van beschikbare mankracht vergt. Daartegenover staat het gedeelte CTP en drukken dat slechts rond de 25% benut kan worden. Dit is rechtstreeks een gevolg van het voortraject dat niet voldoende geautomatiseerd is en waardoor het productieapparaat (CTP en drukpers) niet optimaal gerendabiliseerd kunnen worden.
Je kan de productiviteit binnen jouw bedrijf verbeteren door naar verschillende parameters te kijken. In de volgende grafiek staan er een aantal vermeld. Zo heeft een order gemiddeld 15 ‘touchpoints’ en dat zouden we volgens Hedeman naar 4 moeten kunnen terugbrengen. Om de productiviteit van je drukpers te verhogen, zou je dan weer meer moeten gaan sturen met de data die tegenwoordig door vele drukpersfabrikanten on the fly worden bijgehouden. Je kan tegenwoordig heel goed benchmarken tegen verschillende parameters om zo gaan te standaardiseren en optimaliseren.
Heidelberg staat hier al vrij ver. Men gaat uit van een end-to-end benadering van offerte t.e.m. facturatie. Nieuw is dat Hedeman expliciet wees op het feit dat de Prinect software van Heidelberg opengesteld wordt voor andere leveranciers en systemen. Zo zou men naar een platform kunnen evolueren dat multiple input toelaat en dat trouwens ontwikkeld wordt met Microsoft BI technologie. Indien dit waar is dan zou dit wel eens een heel nuttige tool kunnen worden met het oog op operational excellence binnen de drukkerij ongeacht of er nu al dan niet Heidelberg hardware wordt gebruikt.
Piet Saegeman van onze strategische partner Chili Publish gaf een gesmaakte keynote door te wijzen op ‘het optimaliseren van je vertrekpunt‘. Gezien de specialisatie van Chili Publish bekijkt hij een en ander vanuit een andere invalshoek.
Saegeman zegt dat er niet veel efficiëntiewinst meer valt te halen bij het optimaliseren van de workflow en de drukwerkproductie om de simpele reden dat de sector hier al 25 jaar mee bezig is. De winst is voornamelijk te halen in het voortraject bij en rond het design.
Zoals te zien in onderstaande afbeelding zijn er rond het design traject veel spelers en systemen betrokken. Dit resulteert in vele gevallen in een complex, tijdrovend en fouten gevoelig proces.
Dit heeft zeker een grote impact op de verschillende productiecycli. Hier kan men door slimme tools in te zetten processen gaan herorganiseren waardoor er makkelijker en sneller samengewerkt kan worden. Chili Publish heeft op dit vlak een dominante positie op wereldvlak ingenomen. Zo wordt de software in verschillende bekende software oplossingen als OEM gebruikt en wordt er naast ‘de drukkerij’ steeds meer gefocust op brand owners die hun marketingafdelingen willen uitrusten met collaboratieve tools.
Dat er bij brand owners nog veel potentieel is om te automatiseren en productiviteit te verbeteren werd bevestigd in de presentatie van Mikael Bossel van iStone.
Als je kijkt naar onderstaande grafiek dan zegt dat genoeg. Excel wordt immers nog veel gebruikt als eerste planning software samen met e-mail om bestanden uit te wisselen wat toch wel merkwaardig en vooral inefficiënt is. Verder worden er nog steeds te veel tools door elkaar gebruikt en zijn processen niet of slecht gedocumenteerd.
Bossel pleit voor micro workflows in document processing. Door een batch productie in documenten af te breken, deze documenten op hun beurt in secties en pagina’s op te splitsen en vervolgens zelfs informatie uit de documenten te gaan toewijzen (content first) kan je parallelle processen binnen een batch opzetten. Dit zal een positief effect hebben op de doorlooptijd.
Een geslaagd event met meer dan 180 deelnemers waarbij werd aangetoond dat automatisatie nog steeds relevant is. Meer nog. Het is een belangrijke verantwoordelijkheid binnen de bedrijfsvoering van de drukkerij om dit permanent mee op te nemen in de dagelijkse werking. Hierbij moeten investeringen in de budgetten mee opgenomen worden. En dit niet allen op vlak van technologie maar zeker ook op vlak van human resouces.