Zeer verhelderend

Verhelderende audit brengt structuur en duidelijkheid

De initiële vraag van Thomas Dhondt, zaakvoerder bij Ye Print, aan VIGC had betrekking op het optimaliseren en verder automatiseren van de prepress workflow. Het resultaat van de audit ging echter veel verder.

Drie onder één dak

Ye Print, gespecialiseerd in digitaal klein- en grootformaat drukwerk, maakt deel uit van een grafische groep waar ook Label Products (productie van blanco en bedrukte etiketten) en de familiale offsetdrukkerij Dhondt toe behoren. Dat innovatie deze ondernemersfamilie in het bloed zit, is wel duidelijk. “Voor Label Products hebben we een aantal machines zelf ontworpen en geassembleerd. Op die manier kunnen wij bepaalde aspecten van het productieproces automatiseren en realiseren we een voordeel ten opzichte van onze concurrenten”, aldus Thomas Dhondt. Sinds enige tijd huist ook Ye Print in de vestiging in Waregem. De bedrijven onder één dak te brengen, resulteerde in meer efficiëntie al was er nog werk aan de winkel om de processen op mekaar af te stemmen. “De samenwerking met VIGC kwam voor ons dan ook op het ideale moment”, aldus Thomas Dhondt.

Organische groei

Na de eerste contacten met VIGC, bleek al gauw dat er naast de optimalisatie van de prepress workflow nog andere hordes moesten genomen worden. Thomas Dhondt schetst de problematiek: “Wij zijn heel organisch gegroeid tot een geheel van drie bedrijven elk met hun eigen, specifieke productieproces. We hebben eigenlijk nooit echt werk gemaakt van onze organisatiestructuur en dat gebrek aan structuur liet zich voelen in de dagelijkse werking.”

Verhelderende input

In een eerste, voorbereidende sessie bracht het management een overzicht van de bedrijven, het productassortiment en de verschillende workflows. Meteen werden ook enkele van de meest prangende problemen aangekaart. “Op zich was deze voorbereidende ronde al bijzonder leerrijk omdat je verplicht werd om stil te staan bij je eigen werking”, aldus Thomas Dhondt. Daarna volgden één-op-één-gesprekken met een deel van de medewerkers. “Deze aanpak gaf onze medewerkers de kans om een aantal problemen en frustraties te verwoorden maar ook groeimogelijkheden en opportuniteiten te suggereren. Die sessies werden heel vakkundig door Jos Steutelings in goede banen geleid en de input die hieruit voortvloeide was voor ons zeer verhelderend.”

Het is een bijzonder leerrijke ervaring om door een externe partij een spiegel voorgehouden te krijgen.” Thomas Dhondt, zaakvoerder bij Ye Print

Workflowschema’s

Op basis van de input uit deze voorbereidende sessies tekende VIGC verschillende workflow schema’s uit. Tijdens brownpapersessies werden deze workflows meer in detail besproken. “In de groepen zaten mensen van de sales, de productie, de orderopvolging… De groepsdynamiek zat van de meet af aan goed en de nadruk lag heel nadrukkelijk op actieve participatie”, aldus Thomas Dhondt.

Duidelijke prioriteitenlijst

Alle feedback werd door VIGC in een afsluitend conclusiedocument samengevat. Dit document bevat niet alleen de belangrijkste bevindingen uit het traject, maar geeft ook een duidelijke prioriteitenlijst mee. “De prioriteitenlijst bevat zowel enkele verbeteracties op korte termijn, als een duidelijke leidraad voor de toekomst”, vat Thomas Dhondt samen. “De actiepunten op korte termijn kunnen we meteen implementeren en leveren direct een zichtbaar resultaat op. Zo zijn we begonnen met ons intern overleg beter te structureren. Voordien gingen nogal wat ideeën en plannen verloren omwille van het gebrek aan structuur.” Ook is er door heldere taakomschrijvingen en afgelijnde verantwoordelijkheden meer duidelijkheid gekomen voor de medewerkers. “Dat zorgt voor minder frustratie bij onze medewerkers, kortere doorlooptijden en uiteindelijk meer tevreden klanten”, besluit Thomas Dhondt.

Leerrijke ervaring

Thomas Dhondt heeft de audit van VIGC als zeer verhelderend ervaren. “Het is een bijzonder leerrijke ervaring om door een externe partij een spiegel voorgehouden te krijgen. Bovendien kennen de mensen van VIGC de sector goed en kunnen ze met kennis van zaken spreken.”