Gelegenheidsdrukwerk 2.0
Optimalisatietraject zorgt voor boost in efficiëntie bij Tadaaz
Thijs Jonckheere, verantwoordelijke procesoptimalisatie bij Buromac, deed een beroep op VIGC voor een optimalisatietraject. Wat startte als een broodnodige zelfevaluatie mondde uit in een heuse omwenteling voor het bedrijf achter de e-commerce website Tadaaz.
Buromac, waarvan Tadaaz deel uitmaakt, ontstond 60 jaar geleden als handel in bureaumaterialen. Al snel volgde er een uitbreiding in gelegenheidsdrukwerk dat eerst ingekocht, maar later intern geproduceerd werd. De meeste mensen kennen Buromac ongetwijfeld van de befaamde boeken met uitgebreide collecties van allerhande gelegenheidsdrukwerk. “In 2013 zijn we met Tadaaz van start gegaan om de digitale klant te bedienen”, schetst Thijs Jonckheere. “Tadaaz is klein gestart maar stevig gegroeid, en met de komst van de nieuwe Canon varioPRINT iX begin juli 2022 hebben we onze productiecapaciteit in één klap verdrievoudigd”.
Thijs Jonckheere startte het traject bij VIGC met een duidelijke agenda. “Na Corona werden we werkelijk overrompeld door de vele orders voor alle uitgestelde huwelijken, communie- & lentefeesten. We hebben toen echt afgezien. Onze medewerkers konden de bestellingen nauwelijks bijhouden en zelf werkten we vaak tot ’s avonds laat en ook in het weekend om alles af te werken.” De conclusie was duidelijk: er diende efficiënter gewerkt te worden. “We kenden VIGC al langer en Jos Steutelings, directeur van VIGC, heeft ons overtuigd lid te worden en een optimalisatietraject op te starten.”
Thijs Jonckheere presenteerde een stevig gestoffeerde briefing aan Carl Van Rooy, senior innovation consultant bij VIGC. “In dat document hebben we opgelijst wat we hebben, wat we weten, hoe we werken en wat we willen. We hebben veel besproken met Carl en heel wat rondgelopen op het bedrijf. De timing zat ook goed. December is een absolute piekperiode voor ons en Carl kon het bedrijf observeren op volle toeren.” Er volgden interviews met alle verantwoordelijken en gesprekken met tal van mensen op de werkvloer. Alle bevindingen van deze ‘SWA!P Scan’ (meer info: https://www.vigc.be/consultancy/workflow-process/swaip-scan/) werden vervolgens samengebald in een ‘as is’-document dat het startpunt vormde voor het optimalisatietraject. “Carl heeft alles in kaart gebracht aan de hand van plannen, schetsen en diagrammen. Die hangen nu in het kantoor van onze CEO en hoewel veel van die plannen ondertussen achterhaald zijn, tonen ze heel duidelijk aan dat we veel niet wisten.”
In een volgende stap werden er verschillende brown paper- en brainstorm-sessies georganiseerd. De input van deze sessies diende als voedingsbodem voor een omvattend rapport waarin in de gewenste ‘to be’-situatie uit de doeken wordt gedaan. In dit rapport zijn een reeks vervolgstappen en werkpunten duidelijk gedefinieerd. “Wij hebben zelf het rapport van VIGC aangevuld met heel concrete actieplannen, elk met een duidelijke timeline. Niet alles kon onmiddellijk uitgevoerd worden, maar we hebben grote stappen gezet op alle vlakken.”
Of Thijs enkele concrete resultaten kan uitlichten? “Natuurlijk. Onze efficiëntie is er met rasse schreden op vooruit gegaan. We komen van een systeem waarbij we manueel productiefiches moesten matchen met het corresponderende drukwerk. Een tijdrovend en verouderd systeem. Nu verlopen 80% van alle orders volledig geautomatiseerd. Deze ingreep alleen al spaart in piekperiodes 3 à 4 tijdelijke arbeidskrachten uit. Het belangrijkste is echter dat er meer ruimte en rust is gekomen in de productie. Daarbij komt dat onze medewerkers zich nu volop kunnen toeleggen op taken die daadwerkelijk waarde bijbrengen.”
De komst van de nieuwe productieprinter bracht ook een heuse reorganisatie en versnelling van de productie met zich mee. “Vroeger liep de productie een hele dag en waren we op het einde van de dag nog niet klaar. Nu is het werk grotendeels geautomatiseerd en worden de orders verzameld en gesorteerd geprint. Zo wordt er gesorteerd op substraat. Eerst worden de stickervellen geprint, daarna de ongestreken en de gestreken papieren. Maar er wordt ook verzameld per type veredeling en per workflow. Nu hebben we één productiemoment in de voormiddag en twee momenten in de namiddag. En in tegenstelling tot eerder krijgen we nu wél alle productie afgehandeld binnen de gestelde termijn.”
Een realisatie met een grote impact ondanks een minimale investering, is de significante reductie van de foutenlast. “Voorheen gebeurde de kwaliteitscontrole aan het einde van het traject. Als er dan iets fout was, diende alles opnieuw gedaan te worden met heel wat extra manueel werk als gevolg. Op basis van de aanbevelingen in het rapport hebben we medewerkers aangesteld die uitsluitend bezig zijn met controle op kwantiteit en kwaliteit en enkele bijkomende werkstations geïnstalleerd. We zijn nu in staat fouten vroeger op te sporen en tijdig bij te sturen waar nodig.”
Ook de productie zelf wordt veel beter opgevolgd. “We beschikken nu over de tools nodig om de workload correct in te schatten. Zo weet ik op elk moment hoeveel werk er is op bijvoorbeeld de snijplotter. Ook krijg ik elke morgen een dashboard met de statistieken van de afgelopen productiedag. Vroeger kon het wel eens gebeuren dat een opdracht zoekraakte of pas na klacht van de klant werd opgepikt. Nu heb ik een perfect zicht op wat al dan niet verzonden is. Elke opdracht die te laat is, wordt ook onderzocht. Al valt dat aardig mee. Afgelopen maandag verwerkten we 1500 orders waarvan er slechts 7 vertraging hadden.”
Een belangrijk aspect van het traject was natuurlijk de automatisering. “We zaten in een ongelukkige situatie waarbij we genoodzaakt waren te werken met software die we eigenlijk niet wilden en die ook niet geschikt voor ons was. In december 2022 hebben we de automatisatie volledig overgedaan mét integratie van de verschillende technieken en technologieën en dit voor elke workflow in ons bedrijf. We hebben dat heel getailleerd gedaan en het verschil met de vroegere situatie is enorm.”
Over samenwerking met Carl is Thijs bijzonder enthousiast. “Samenwerken met Carl is zeer aangenaam en heel persoonlijk. Carl heeft tonnen ervaring en kennis, is in veel bedrijven geweest en kan over heel wat aspecten meepraten.” Het optimalisatietraject met VIGC heeft bij Tadaaz dan ook veel in beweging gezet. “De impact van het traject reikt verder dan de aanbevelingen uit het rapport. We zijn nu veel comfortabeler in onze productie. Onze productie is ook veel schaalbaarder geworden zodat we in piekperiodes sneller en makkelijker kunnen opschalen. Ook is het makkelijker geworden om mensen op te leiden. De instructies zijn eenvoudiger en de taken duidelijker afgelijnd.” Er komt trouwens een vervolg aan het traject bij Tadaaz. “Ik heb net de offerte laten ondertekenen voor een evaluatietraject met Carl.” Wordt ongetwijfeld vervolgd.
