Swaip scan

Automatisatie is identiek aan automatiseren… of niet?

En klopt het dat dit steeds gepaard gaat met dure investeringen …?

Er is wel degelijk een verschil tussen de twee weliswaar bijna identieke (werk)woorden. Bij automatisatie gaat het om procesoptimalisatie door verschillende interfaces van een systeem aan te passen. Denk hierbij aan computer of elektronische bedieningselementen. Bij automatiseren wordt er veelal getracht om de werkzaamheden van een medewerker aan te passen naar een meer gecontroleerde manier van werken.

Beide acties hebben uiteraard toegevoegde waarde! Het verschil zit hem meestal in de kostprijs.  Bij automatisatie is er altijd een out of pocket kost omdat er soft- of hardware moet aangekocht worden. Bij automatiseren draait het veelal om  procesoptimalisaties waarbij organisatorische wijzigingen centraal staan en er geen out of pocket kosten moeten zijn.

Beide ‘automatisaties’ worden meestal op twee manieren bekeken:

Informatie wordt aangereikt vanuit de leverancier en na een korte evaluatie aangekocht.

Problemen in productie zet medewerkers aan tot nadenken om het probleem op te lossen en een deel van de handeling aan te passen.

Er zijn ook andere benaderingen die trouwens reeds langer bestaan, maar niet echt worden toegepast. De term ‘meten is weten’ is bij iedereen gekend. Maar de rapporteringen die hiervoor gebruikt worden slaan meestal terug op een kostenanalyse die het management gebruikt om aan te geven of er in productie goed of  slecht is gewerkt en minder op procesoptimalisatie waarbij aangegeven wordt hoe de productie gepresteerd heeft ten opzichte van de gestelde KPI’s.

Door het ganse proces van aanvraag tot levering onder de loep te nemen, kan er een duidelijk beeld worden geschetst van de status van het bedrijf t.o.v. automatisatie en automatiseren. Aan de hand van deze informatie kan er een plan van aanpak worden opgesteld dat de beide invalshoeken omzet naar concrete doelen. En dit op een gestructureerde en doordachte manier.

Vanuit VIGC hebben we een SWAiP (Smart Worklfow Automation in Print) scan uitgewerkt. Deze quick scan geeft het deelnemend bedrijf een goed zicht op zijn maturiteitsniveau op vlak van  automatisatie en automatiseren. Door het resultaat heel visueel voor te stellen, kunnen verbeteracties (op basis van de KMO-portefeuille) verder uitgewerkt worden en dit op het tempo van het bedrijf. De SWAiP scan is ontwikkeld met steun van het industriepartnerschap Agoria-Siris en Vlaio.

Belangrijk om hier mee te geven is dat de SWAiP scan geen grote inspanning vraagt van het productiebedrijf. En dit zowel op financieel vlak als op het beschikbaar stellen van manuren. In essentie gaat het over een vragenlijst die onder begeleiding met enkele medewerkers en een VIGC consultant samen wordt ingevuld.

Het resultaat is een duidelijk beeld waar er kan bijgestuurd worden enerzijds door automatisatie anderzijds door automatiseren. En dit per afdeling met onderscheid tussen mens of machine.

Hoe slim is jouw bedrijf?

Ontdek het met onze Quick Scan!

In welke mate heb jij zicht op jouw efficiëntie, kwaliteit, kostprijs en communicatie?

Verder digitaliseren en automatiseren zijn meer dan ooit de sleutel om grafische bedrijven toekomstbestendig te maken. Wij helpen jou op weg, en dat met de steun van de Vlaamse overheid!

Met de nieuwe VIGC-Quick Scan bekijken we in een korte tijdspanne hoe slim jouw bedrijf al werkt. Door de Quick Scan uit te voeren krijg je een totaalbeeld van jouw bedrijf. Aan de hand van die resultaten kunnen wij aangeven wat er verbeterd moet worden om jouw bedrijf (verder) te transformeren naar een volledig ‘slim’ bedrijf.

Om te bekijken hoe ‘slim’ er wordt gewerkt in jouw bedrijf heeft VIGC een Quick Scan ontwikkeld die we de SWAiP-scan (Smart Workflow Automation in Print) doopten.

Wat is een ‘slim’ bedrijf?

Wat wordt er bedoeld met een ‘slim’ bedrijf? Een ‘slim’ bedrijf is niet altijd gelinkt aan zware financiële investeringen en nog minder aan dure apparatuur. De focus ligt voornamelijk op een efficiënte operatie, want automatisering toegepast op een goede organisatie zal de efficiëntie nog extra verhogen.

Een ‘slim’ grafisch bedrijf is vooral flexibel en dit zowel in het productieproces (de technologie) alsook richting de producten (kwaliteit en specifieke wensen van de klant) en m.b.t. de oplages (van 1 tot 10.000) binnen het gewenste tijdskader van de klant. Door het bedrijf te organiseren als een ‘slim’ bedrijf is het ook mogelijk om snel in te spelen op vragen vanuit de markt of om snel te reageren op opportuniteiten (cfr. vragen uit de markt door toedoen van bijvoorbeeld de Covid-crisis).

Wat is van belang in een ‘slim’ bedrijf?

• Verbondenheid: Zoals het constant informatie verzamelen vanuit de productieomgeving en een geconnecteerde samenwerking met leveranciers en klanten.
• Geoptimaliseerde en betrouwbare productie: Zo efficiënt mogelijk automatiseren met zo weinig mogelijk interventie van personen en dus bijgevolg minder kosten.
• Transparantie: Een duidelijke “live” planning om snel te kunnen reageren en klanten snel de juiste informatie te kunnen bezorgen.
• Proactief: Problemen identificeren, voorraden aanvullen, tijdig kwaliteitsproblemen kunnen detecteren, veiligheid, onderhoud, …
• Agile: (wendbaarheid en flexibel organiseren) Snel kunnen reageren op productwijzigingen gebaseerd op een configureerbare bedrijfsstructuur om zo vlot planningen aan te passen en te kunnen schakelen waar nodig.

Vragenlijst

VIGC gaat in gesprek met enkele medewerkers van de verschillende afdelingen binnen uw bedrijf, tijdens dit gesprek wordt een vragenlijst ingevuld. Naargelang de beschikbare tijd of wensen kan dit een groepsgesprek zijn of individuele gesprekken.

Rapportage

De antwoorden op deze vragen geven een scores weer die aangeven op welke domeinen er verbeteringen mogelijk zijn. De mogelijke verbeteringen zijn enerzijds voor de afdeling, anderzijds in de categorieën die een verband leggen met het slimme bedrijf.

Na het vervolledigen van de vragenlijst maakt VIGC een rapport. Elke afdeling en categorie worden uitgediept en de resultaten verduidelijkt in het rapport.

Conclusie

Bij de rapportage hoort uiteraard ook een conclusie. In deze conclusie worden de aanbevelingen geformuleerd die kunnen gebruikt worden in een plan van aanpak om te transformeren naar een volledig ‘slim’ bedrijf.

Wilt u aan de slag maar niet helemaal zeker hoe eraan te beginnen of hoe aan te pakken? VIGC kan u ook helpen een plan van aanpak op te stellen a.d.h.v. het rapport en kan ook de begeleiding hiervan doen. Allemaal mogelijkheden die besproken kunnen worden.

Doorlooptijd

De doorlooptijd van de vragenlijst is ongeveer 2 uur. In groep kan het gesprek iets langer duren. Wanneer er gekozen werd voor individuele gesprekken met enkele sleutelfiguren binnen het bedrijf dan is 2 uur per gesprek ruim voldoende.

Afhankelijk van de drukte heeft u het rapport met de daartoe behorende conclusie al na enkele dagen in handen.