Børsen automatiseert facturering met Four Pees
“Je kan niet in alles een expert zijn.” Dat is niet altijd makkelijk om toe te geven, maar Erik Terkelsen van automatiseringsintegrator Kompetence, heeft er geen probleem mee: “Kompetence focust op grafische productie, automatisering, workflows enzovoort. De oplossingen die wij voor onze klanten ontwikkelen, werken vaak met heel complexe configuraties, zodat we soms een beroep moeten doen op een expert.”
Voor een van die klanten, Børsen, een Deense uitgever met een oplage van meer dan 57.000 kranten per dag, heeft Kompetence de voorbije vijf jaar herhaaldelijk met Four Pees samengewerkt.
“Wij zijn trots op onze expertise in veel verschillende technologieën,” zegt David van Driessche, CTO van Four Pees. “In sommige domeinen doen we integratiewerk rechtstreeks met klanten, maar als het enigszins kan, werken we liefst samen met lokale partners. We hebben voor Børsen meer dan eens met Erik samengewerkt. Het ging altijd over heel uiteenlopende technologieën en heel technische kwesties. Zijn vragen zijn nooit saai.”
Van complexe XML-bestanden naar geautomatiseerde PDF-facturen
Het was dan ook geen verrassing dat Kompetence in de zomer van 2020 met een nieuw verzoek voor Børsen naar Four Pees kwam. Deze keer was het een bedrieglijk eenvoudige vraag: hoe kunnen we de output van het boekhoudsysteem gebruiken om facturen in PDF te maken?
Dat bleek echter al snel niet evident. Het boekhoudsysteem van Børsen produceert complexe XML-bestanden voor de facturering. Bovendien kan één XML-bestand gegevens voor tientallen facturen bevatten.
Ook het factuurformaat was ingewikkeld, met samenvattende factuurinformatie, subsegmenten voor verschillende publicaties, verschillende niveaus van kopteksten enzovoort. En een PDF-bestand van hoge kwaliteit aanmaken dat klaar is voor de archivering of om af te drukken, is natuurlijk evenmin vanzelfsprekend.
Combinatie van pdfChip en Enfocus Switch voor volledige automatisering
Kompetence en Four Pees stelden Børsen callas pdfChip voor, een hulpprogramma met opdrachtregel dat focust op een snelle en uiterst flexibele productie van hoogwaardige PDF-content. Het gebruikt een op HTML gebaseerde template met uitgebreide lay-out- en aanpassingsmogelijkheden. Omdat de templates JavaScript ondersteunen, maken ze berekeningen met de factuurgegevens mogelijk, zodat die in precies het juiste formaat in de factuur verschijnen.
“De uiteindelijke oplossing integreert callas pdfChip met de Enfocus Switch-omgeving die Børsen al had. Dat maakt de verwerking mogelijk van de complexe XML uit het boekhoudsysteem met behulp van een Switch-script. Het verdeelt de XML in kleinere fragmenten en stuurt de gegevens voor de afzonderlijke facturen naar pdfChip, dat ze vervolgens als een factuur in PDF formatteert”, legt Erik uit.
Prepressoplossingen voor de aanmaak van documenten
“Je zou denken dat dit totaal verschilt van de typische prepressvragen waarmee we normaal te maken krijgen”, zegt David. “Maar dit volgt een trend die we nu al enkele jaren vaststellen. Veel van de callas-tools worden op de eerste plaats voor prepresstaken gebruikt, maar we beginnen ze ook steeds vaker te gebruiken voor meer administratieve documenten, die nog altijd verband houden met het productiesystemen, zoals het proofen van templates, verzendings- of leveringsrapporten, virtuele jobsheets, facturen enz. Het voordeel van flexibele tools is dat ze op veel plaatsen in de workflow moeiteloos een meerwaarde kunnen betekenen.”